Koniec 2025 roku zamyka okres przejściowy we wdrażaniu e-Doręczeń w administracji publicznej. Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia mają stać się podstawowym sposobem elektronicznej komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi a firmami i obywatelami - o ile przepisy szczególne nie przewidują innej formy doręczeń. W praktyce oznacza to, że urząd, który nie ma aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), może zablokować możliwość skutecznego załatwienia sprawy online, a „ratunkowe” korzystanie z ePUAP ma zostać ograniczone do wyjątków przewidzianych w przepisach.
Resort cyfryzacji wprost wskazuje, że od nowego roku korespondencja prowadzona przez ePUAP będzie skuteczna tylko wtedy, gdy zezwalają na to przepisy szczególne. W pozostałych przypadkach wysłanie pisma do urzędu „po staremu” może skończyć się uznaniem go za nieskuteczne, co dla przedsiębiorców oznacza realne ryzyko proceduralne: sprawa nie ruszy, termin nie zostanie zachowany, a w najgorszym scenariuszu firma zorientuje się dopiero wtedy, gdy konsekwencje będą już policzalne w dniach i odsetkach.
W tle jest jeszcze jedna istotna zmiana: od 1 stycznia 2026 r. przestaje obowiązywać tzw. „fikcja doręczenia” korespondencji wysyłanej z ePUAP do podmiotów niepublicznych (w tym obywateli). To kolejny sygnał, że państwo domyka etap, w którym równolegle funkcjonowały dwa kanały o podobnym ciężarze praktycznym.
Dla biznesu ten proces ma swój własny harmonogram, rozpisany na kilka lat. Zgodnie z rządowymi informacjami, firmy zakładane od 1 stycznia 2025 r. (CEIDG i KRS) uzyskują skrzynkę do e-Doręczeń już w toku rejestracji, a podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. zostały objęte obowiązkiem od 1 kwietnia 2025 r. Z kolei przedsiębiorcy z CEIDG wpisani do 31 grudnia 2024 r. mają termin graniczny 1 października 2026 r., przy czym aktualizacja danych w CEIDG po 30 czerwca 2025 r. powoduje, że adres do e-Doręczeń trzeba posiadać już na etapie składania wniosku o zmianę.
Warto spojrzeć na te daty nie tylko jak na kolejną formalność „po stronie administracji”, ale jak na zmianę operacyjną w firmie. e-Doręczenia są opisywane przez administrację jako elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, a więc kanał, który ma wywoływać skutki prawne porównywalne z tradycyjną korespondencją rejestrowaną. Dla zespołów obsługi klienta i back-office oznacza to konieczność stałego nadzoru nad nową skrzynką, jasnego przypisania odpowiedzialności oraz wpięcia obsługi pism urzędowych w procesy, które już dziś funkcjonują w firmie (obiegi, akceptacje, eskalacje, terminy odpowiedzi).
W systemie ważną rolę odgrywa operator wyznaczony. Rządowe serwisy wskazują, że Poczta Polska pełni tę funkcję, a decyzją regulatora ma ją wykonywać również w latach 2026–2035, obsługując zarówno publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), jak i publiczną usługę hybrydową (PUH). Ten drugi wariant ma być „pomostem” dla adresatów, którzy nie korzystają z ADE: urząd nadaje pismo elektronicznie, a operator je drukuje, kopertuje i doręcza tradycyjnie.
Dla osób fizycznych e-Doręczenia pozostają co do zasady dobrowolne, ale administracja podkreśla, że jeśli obywatel chce konsekwentnie prowadzić sprawy online, aktywny adres do e-Doręczeń staje się praktycznie niezbędny, a w trakcie realizacji e-usług może pojawić się prośba o jego założenie.
Eksperci cytowani w mediach zwracają uwagę, że kończy się etap, w którym urzędy mogły tłumaczyć braki organizacyjne „niegotowością” do obsługi cyfrowej, a ePUAP ma zostać zepchnięty do roli narzędzia używanego w wyjątkach.
Dla przedsiębiorców i osób zarządzających obsługą klienta to prosta wiadomość: od 2026 roku korespondencja urzędowa ma mieć jeden główny kanał, a brak nawyku regularnego monitorowania e-Doręczeń może kosztować więcej niż kolejna godzina spędzona w kolejce po papierowy list polecony.
