Ośrodek Diagnostyki Medycznej w Gdyni wdrożył system Wirtualnej Rejestratorki firmy Talkie.AI w celu optymalizacji obsługi pacjenta oraz redukcji strat wynikających z nieodwołanych wizyt. Wykorzystanie algorytmów do automatycznego potwierdzania terminów pozwoliło placówce na odzyskanie 350 000 zł przychodu w ciągu jedenastu miesięcy. Rozwiązanie to stanowi bezpośrednią odpowiedź na problem przeciążenia personelu manualnymi połączeniami wychodzącymi oraz trudności w zarządzaniu harmonogramami przy wysokim wolumenie pacjentów.
Efektywność operacyjna i integracja systemowa
Kluczowym wymaganiem stawianym przed nową technologią była pełna integracja z systemem HIS Comarch Healthcare, co umożliwiło płynną wymianę danych o terminach i statusach wizyt. Wdrożenie pozwoliło na radykalną zmianę modelu pracy w placówce zatrudniającej ponad 50 lekarzy specjalistów. System przejął na siebie powtarzalne procesy komunikacyjne, które wcześniej generowały wąskie gardła w dziale obsługi pacjenta i prowadziły do niewykorzystywania dostępnych slotów medycznych.
Skalę usprawnień obrazują dane z pierwszego etapu eksploatacji. W ciągu zaledwie jednego miesiąca bot wykonał około 3 400 połączeń, co przełożyło się na potwierdzenie 1 400 wizyt i odzyskanie 140 wolnych terminów. Wydajność ta jest niemożliwa do osiągnięcia przez pracownika przy zachowaniu standardowego czasu pracy.
Wpływ na zasoby ludzkie i komfort pracy
Automatyzacja wpłynęła nie tylko na wynik finansowy, ale również na higienę pracy zespołu rejestracji. Odciążenie pracowników od rutynowych połączeń wychodzących pozwoliło im skoncentrować się na bezpośredniej obsłudze pacjentów w placówce oraz na zadaniach wymagających wyższych kompetencji interpersonalnych.
- Już po pierwszym miesiącu zauważyliśmy, że bot wykonując jednocześnie 7 połączeń w trzech próbach w ciągu dnia, odzyskał 143 terminy. Aby to osiągnąć, musiał wykonać ponad 3400 połączeń, co oznacza, że nasza rejestratorka musiałaby przez 7 dni roboczych nieprzerwanie dzwonić, nie wykonując żadnych innych zadań. Rejestratorki pracujące w placówce bardzo cenią sobie obecność Wirtualnej koleżanki, która odciąża je z powtarzalnych czynności, pozwalając im skupić się na bardziej wymagających zadaniach oraz obsłudze pacjentów przy okienku. - komentuje Dorota Boetcher, Prezes Zarządu.
Długofalowe korzyści finansowe
W perspektywie jedenastu miesięcy system wykonał 35 000 połączeń, potwierdzając 15 000 wizyt. Dzięki automatycznemu zwalnianiu terminów przez pacjentów, którzy nie mogli się stawić, ośrodek odzyskał 1 700 slotów, które zostały ponownie rozdysponowane. Inwestycja w automatyzację potwierdzania wizyt udowodniła, że technologia ta jest skutecznym narzędziem w ograniczaniu zjawiska no-shows w dużej placówce medycznej.