W Polsce trwa cyfrowa rewolucja, której zwieńczeniem ma być obowiązkowe przejście wszystkich urzędów na elektroniczne zarządzanie dokumentacją od 1 stycznia 2028 roku.
Filarem tej zmiany jest bezpłatny system EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Rzeczypospolitej Polskiej), rozwijany przez Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z NASK i Centralnym Ośrodkiem Informatyki. Już dziś z rozwiązania korzysta ponad 1300 jednostek sektora publicznego – od trzyosobowego inspektoratu nadzoru budowlanego w Hajnówce po Urząd Miejski w Białymstoku zatrudniający przeszło 1200 osób – a do czerwca 2026 roku ta liczba ma się podwoić.
Konferencja z 14 lipca 2025 roku w siedzibie NASK poświęcona była popularyzacji EZD RP i usługi chmurowej SaaS, które mają przygotować administrację do nadchodzącego obowiązku. Podczas spotkania eksperci przedstawili plany objęcia systemem 300 tys. użytkowników, omówili scenariusze techniczne wdrożeń oraz integrację z usługą e-Doręczeń. Wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski podkreślił, że system „nie jest dla centrali”, lecz przede wszystkim dla urzędników i obywateli, których sprawy mają być załatwiane szybciej, prościej i bez stresu. Wiceminister Dariusz Standerski dodał, że EZD RP nie wymaga kosztownych inwestycji i dzięki niemu „cyfryzacja przestaje być deklaracją, a staje się codziennością”.
Program finansowany jest z Krajowego Planu Odbudowy; 200 mln zł przeznaczono na kolejne wdrożenia i zapewnienie infrastruktury chmurowej. Jednostki publiczne nie ponoszą kosztów licencji ani utrzymania systemu, otrzymując jednocześnie pełne wsparcie szkoleniowe i wdrożeniowe. Na koniec pierwszej połowy 2025 roku EZD RP miał ponad 47 tys. aktywnych użytkowników, obsłużył przeszło 3,3 mln spraw i zgromadził ponad 50 mln plików. W bazie znajduje się 473 jednostki już pracujące w systemie, 763 w trakcie wdrożenia i 1241 w formalnym procesie dołączenia.
Argumenty za wdrożeniem EZD RP obejmują wyższe bezpieczeństwo danych w obliczu rosnących zagrożeń cybernetycznych, wymierne oszczędności dzięki rezygnacji z papieru, ujednoliconą i przejrzystą dokumentację, skrócenie czasu obsługi spraw oraz transparentność, która pozwala obywatelom śledzić postęp swoich wniosków. System integruje się z ePUAP i e-Doręczeniami, współpracuje z Archiwum Dokumentów Elektronicznych, a dzięki wbudowanej sztucznej inteligencji potrafi streszczać sprawy i podpowiadać projekty odpowiedzi. Jednocześnie pozostaje elastyczny: można go instalować lokalnie lub w chmurze i rozszerzać o dodatkowe moduły tworzonych przez lokalne firmy IT, co wspiera rozwój regionalnych ekosystemów technologicznych.
Skala rozpoczętej transformacji i tempo adopcji EZD RP wskazują, że administracja publiczna jest na najlepszej drodze do pełnego wejścia w erę cyfrową. Od 2028 roku papierowe teczki mają ustąpić miejsca elektronicznym procesom, co ma przełożyć się na sprawniejsze, tańsze i bardziej przyjazne obywatelom państwo.