Postępowanie zgodnie z RODO jest szczególnie istotne dla rekruterów – mają stały kontakt z danymi osobowymi osób prywatnych będących potencjalnymi pracownikami. O czym należy pamiętać, by wykorzystywać systemy ATS zgodnie z wytycznymi RODO?
Procedury dotyczące RODO, które obowiązują w procesie rekrutacji
Pracownicy zajmujący się procesem rekrutacji mają obowiązek przestrzegania szeregu nowych reguł – o tyle dobrze, że te są tożsame dla każdej branży. Wśród najważniejszych wymienić można:
- Brak możliwości przechowywania aplikacji pozbawionej klauzuli RODO – kandydat musi wskazać w swoim CV, że wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez daną firmę celem prowadzenia czynności rekrutacyjnych. Jeśli taka adnotacja nie pojawi się w stopce lub innym miejscu CV, rekruter ma obowiązek usunąć aplikację!
- Brak możliwości przechowywania aplikacji celem jej wykorzystywania w kolejnej rekrutacji, gdy ta pozbawiona jest odpowiedniej klauzuli – tym razem kandydat musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych w ww. celu przez (tutaj nazwa firmy) przez okres najbliższych (tutaj liczba) miesięcy.
- Obowiązek informacyjny – w sposób czytelny i zrozumiały pracodawca jest zobowiązany poinformować kandydata o:
- pełnej nazwie firmy i adresie jej siedziby,
- danych osobowych inspektora ochrony danych, jeśli został wyznaczony,
- celu przetwarzania danych osobowych,
- podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych,
- o okresie, przez który dane osobowe będą przetwarzane,
- o prawach kandydata dotyczących dostępu do przetwarzanych danych, otrzymania ich kopii, żądania ich sprostowania, usunięcia albo ograniczenia przetwarzania,
- o prawie kandydata do cofnięcia zgody do przetwarzania danych w dowolnym momencie,
- o prawie kandydata do wniesienia skargi do organu nadzorczego,
- o dobrowolności albo obowiązku wskazania konkretnych danych i konsekwencji ich niewskazania.
Obowiązek ten może zostać wypełniony poprzez wskazanie powyższych informacji w treści ogłoszenia o pracę lub bezpośrednio, tj. od razu po otrzymaniu CV kandydata w informacji zwrotnej (np. przy pomocy odpowiedzi automatycznej).
- Określony czas przechowywania danych osobowych po zakończeniu procesu rekrutacji – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dane nie mogą być przechowywane przez okres dłuższy niż wymagany do osiągnięcia celu, dla którego są przetwarzane.
Takich wytycznych jest oczywiście więcej. Okazuje się jednak, że z wykorzystaniem systemu ATS, np. popularnego w Polsce Elevato Software - https://www.elevatosoftware.com/, cały proces może być dużo prostszy. Jak system do zarządzania rekrutacjami pomaga w zapanowaniu nad wymogami RODO?
System do rekrutacji pracowników kontra RODO
System ATS ma na celu przede wszystkim wspomóc pracodawcę i dział rekrutacyjny w pozyskiwaniu kandydatów do pracy. A że w ciągu jednej rekrutacji pozyskiwane mogą być dane nawet kilkuset osób, to wsparcie pod względem RODO jest szczególnie istotne. I jak najbardziej ma miejsce! Program do rekrutacji umożliwia przede wszystkim stworzenie jednolitego formularza rekrutacyjnego dla każdego kandydata – z odpowiednimi klauzulami do zaznaczenia na końcu. Oznacza to, że rekruterzy nie będą tracić bardzo dobrych potencjalnych pracowników ze względu na ich brak wiedzy nt. konieczności zawarcia ich w CV.
Co więcej, elektroniczny system rekrutacji pozwala wygodnie monitorować, kto wyraził zgodę na udział w dalszych rekrutacjach, a kto nie. Możliwe jest także wykonanie automatycznej anonimizacji danych przy zachowaniu ich zanonimizowanej wersji do celów statystycznych i raportowania oraz automatyczne wykonywanie obowiązku informacyjnego.
Choć RODO dodało rekruterom sporo pracy, to nowoczesne systemy ATS zadbały o maksymalne zautomatyzowanie najbardziej powtarzalnych i problematycznych zagadnień. Po raz kolejny udowadniając, że cały proces może przebiegać naprawdę sprawnie i płynnie!