Sejmowe zawirowania ws. daty jej wdrożenia pogłębiają niepewność. Na napięte terminy zwracają uwagę eksperci ArchiDoc, spółki zajmującej się masowym przetwarzaniem danych i dokumentów.
Kolejna planowana w Polsce reforma emerytalna zakłada likwidację Otwartych Funduszy Emerytalnych (OFE) i przeniesie środków na Indywidualne Konta Emerytalne (IKE). Będzie przy tym pobrany podatek w wysokości 15 proc., ale w zamian zgromadzone środki będą dziedziczne. Ci którzy się na to nie zgadzają, mogą przekazać swoje środki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – emerytura dla tych osób będzie wypłacana dożywotnio, a podatek od niej pobrany dopiero w momencie otrzymania świadczenia. Środki te nie będą dziedziczone.
Na pozór sprawa wygląda prosto: ten, kto chce, by jego środki trafiły do ZUS, musi wysłać deklarację do OFE, w którym ma otwarty rachunek. I tu zaczynają się problemy. Chętni mają na to tylko 2 miesiące, w dodatku w okresie wakacji. Wiele osób nie pamięta, w którym OFE ma zgromadzone środki. Poza tym, mogą to zrobić wyłącznie w formie papierowego dokumentu. Do 29 listopada musi on dotrzeć do OFE i zostać tam prawidłowo odczytany, przetworzony, a na jego podstawie OFE musi umorzyć składniki portfela inwestycyjnego i 1 grudnia przekazać środki do ZUS.
Wyścig z czasem
- Ubezpieczyciele i firmy inwestycyjne prowadzące OFE nie są w stanie wykonać tego zadania własnymi siłami. Nie utrzymują dużego zespołu pracowników wykwalifikowanych w tej dziedzinie tylko na wypadek tego ważnego, ale jednorazowego zadania. Takie podmioty jak ArchiDoc są w stanie skutecznie wykonać tę pracę, jednak muszą mieć czas na przygotowania. Z naszymi partnerami projektujemy rozwiązanie już od roku, kiedy rząd podjął pierwszą próbę reformy. Część OFE dopiero rozstrzyga przetargi i panuje duża niepewność. – mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc i dyrektor zarządzający OASIS Group w Polsce.
Ostatnie nagłe zdjęcie głosowania w tej sprawie z porządku obrad Sejmu jeszcze bardziej pogłębia niepewność.
- Liczymy się z tym, że opóźnienie przyjęcia ustawy jeszcze bardziej skróci i tak napięte terminy - dodaje ekspert.
Ilu Polaków wybierze ZUS?
Pod znakiem zapytania stoi jak wielu obywateli zdecyduje się na pobieranie w przyszłości emerytury z ZUS, a co za tym idzie skala zadania przed jakim stoją OFE. A tu mogą być niespodzianki. W innej ważnej dla rządu reformie emerytalnej – powołania Pracowniczych Planów Kapitałowych – na koniec 2020 r. 70 proc. pracowników firm, w których Plany zostały prawidłowo wdrożone zdecydowało się wysłać list z rezygnacją. Pomimo faktu, że pozostanie w PPK wiąże się z dopłatami do przyszłej emerytury od pracodawców i państwa.
W tej chwili w OFE jest 15,54 mln członków. Jeśli na ZUS zdecyduje się połowa z nich, to przy założeniu, że deklaracje będą spływały równomiernie przez 2 miesiące, dziennie trzeba będzie odebrać, rozpakować, posortować i merytorycznie obsłużyć nawet 200 tysięcy listów. Oznacza to nawet kilkuset pracowników, by OFE mogły przeprowadzić ten proces.
- To tylko jeden z wariantów. Rozmawiamy z wieloma OFE. Mamy przygotowanych kilka modeli, pracujemy nad nimi od ponad roku. W ostatnich latach sprostaliśmy kilku podobnym wyzwaniom tworząc nawet 300 osobowe zespoły w kilka tygodni. Przewidujemy, że większość deklaracji spłynie w ostatnich dniach i musimy być na to gotowi – wyjaśnia Konrad Rochalski.
Przyspieszenie? Diabeł tkwi w papierze
Ratunek tkwi w technologii. Ekspert zwraca jednak uwagę, że ze względu na brak ostatecznego kształtu ustawy, OFE czekały z przeprowadzeniem prac programistycznych. Pozwoliłyby one wykorzystać istniejące bazy danych i rejestry klientów, którymi dysponują Otwarte Fundusze Emerytalne, a w efekcie skrócić czas potrzebny na przetworzenie pojedynczej deklaracji. Nie było też wiadomo (i nadal nie jest) czy ustawodawca umożliwi składanie deklaracji w sposób elektroniczny, co także może przyspieszyć ich procesowanie. Jeśli ustawa wejdzie w życie 1 czerwca programiści nie zdążą wykonać tych prac.
- Możemy wykorzystać technologię OCR, która pozwala na automatyczne rozpoznawanie druku w dokumentach papierowych. Musimy mieć jednak czas na jej skonfigurowanie. Wystartujemy, gdy będziemy znać cały proces, a więc dopiero, gdy poznamy ostateczny kształt przepisów. Dopuszczenie tylko formy papierowej generuje kolejną komplikację. Deklaracje papierowe, wypełniane pismem odręcznym trudno się automatyzuje a przy tym potrzeba więcej czasu na ich analizę manualną – mówi Konrad Rochalski.