Jak wynika z danych GUS – nigdy nie powstało tak dużo wakatów jak w pierwszym półroczu 2018 roku – 426 tys. nowych miejsc pracy. Jednocześnie nieobsadzonych jest ponad 160 tys. stanowisk. Problemy z pozyskiwaniem pracowników, brak kandydatów oraz odpowiednich kwalifikacji niezbędnych szczególnie na stanowiskach specjalistycznych, stanowi dziś barierę do rozwoju wielu firm.

Bonifacy – robot, który został rekruterem

Dzisiejsze procesy rekrutacyjne wymagają doskonale dopasowanych do preferencji kandydatów oraz sprawnie przeprowadzanych działań rekrutacyjnych. Najczęściej jednak kandydaci wysyłają swoje aplikacje nie zapoznając się wcześniej z ogłoszeniami i wymaganiami na danym stanowisku. W pozostałych przypadkach – w ogóle nie szukają aktywnie zatrudnienia. Stąd aż 72% pracodawców przyznaje, że potrzebuje wsparcia nowych technologii w docieraniu do kandydatów i pozyskiwaniu ich aplikacji. W 2018 roku Antal zatrudnił w swoich szeregach wirtualnego pracownika – Bonifacego. Bonifacy jest robotem, algorytmem napisanym we współpracy konsultantów Antal wraz z partnerem zewnętrznym. Robot szybciej od ludzi przeprowadza rekrutację i skraca proces o jedną trzecią. Można mu przekazać najbardziej pracochłonne i kosztowne zadania takie jak poszukiwanie oraz selekcję kandydatów. Bonifacy został stworzony właśnie w celu maksymalizacji efektywności tej części procesu. Dzięki temu rekruterzy zyskali więcej czasu na spotkania i rozmowy z kandydatami, które są sensem działania każdego headhuntera. Teraz mogą przeznaczyć go na dbałość o jakość współpracy i prowadzonych rekrutacji.

– Powyższe doświadczenia oraz potrzeby obecnego rynku pracy, zainspirowały nas do pójścia o krok dalej i wdrożenia robota na stanowiskach w innych branżach. Tak powstała Agencja Pracy Robotów w ramach dywizji Antal Robotic Process Automation. Roboty mogą zostać wdrożone wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z pracą rutynową i powtarzalną. Mowa o takich zadaniach jak wystawianie i księgowanie faktur, wprowadzanie zleceń do systemu, zamykanie rachunków bankowych, weryfikacja klientów czy wysyłka zamówień. Agencja Pracy Robotów to zatem nic innego jak możliwość wdrożenia lub wypożyczenia robotów do wykonywania najbardziej żmudnej pracy. Standaryzacja i automatyzacja wspomnianych procesów umożliwi pracownikom skupienie się na zadaniach kreatywnych, ambitnych i ukierunkowanych na rozwój, a to zapewni firmom nieustanny, ekonomiczny wzrost – mówi Artur Skiba, prezes Antal.

Księgowa Honorata

Kolejnym robotem, funkcjonującym z sukcesem, jest Honorata, która zajmuje się księgowaniem faktur transportowych od jednego z dostawców w międzynarodowej firmie. Wdrożenie polegało przede wszystkim na optymalizacji wolumenowej części procesu. Miesięcznie firma otrzymuje aż 2000 faktur od jednego z dostawców za transport towarów. Dane z dokumentów muszą zostać wprowadzone do systemu SAP. Dedykowany do tego pracownik robił to ręcznie, jednak ta praca była dla niego monotonna i nużąca. Ponadto w dziale finansowym firmy czekało na niego wiele projektów, znacznie ciekawszych i bardziej rozwijających. Wyzwanie

• pracownik przepisywał dane z jednej faktury do systemu SAP przez 10 minut;
• dziennie był w stanie zaksięgować nie więcej niż 60 faktur;
• pracując na cały etat nie był w stanie obsłużyć 2000 faktur;
• księgowanie 2000 faktur zajęłoby mu ponad 330 godzin;
• rosły zaległości oraz frustracja pracownika.

Rozwiązanie i opis procesu: Firma zdecydowała się rozwiązać ten problem korzystając z technologii Robotic Process Automation i zatrudniając robota. Cyfrowy pracownik nazwany Honoratą, codziennie loguje się na skrzynkę pocztową, pobiera faktury, które są załącznikami w formacie PDF, kopiuje dane z faktur, loguje się do systemu SAP oraz wpisuje do systemu kwoty z faktur. Ile czasu zajmuje robotowi obsługa procesu? Cyfrowy pracownik księguje jedną fakturę średnio przez 4 minuty, co daje 200 faktur dziennie. Rozwiązanie takie powoduje że proces ten nie jest narażony na błędy oraz prowadzony jest szybciej. Jak szybko uzyskano zwrot inwestycji? 6 miesięcy. Korzyści z wdrożenia:

• ograniczenie kosztów procesu o 80%;
• znacznie przyśpieszenie procesu księgowania faktur (o 98%) – dawniej faktura czekała średnio 60 dni na zaksięgowanie, dziś księgowana jest nie później niż 24h po otrzymaniu;
• wyeliminowanie błędów księgowych;
• robot nadrobił trzymiesięczne opóźnienie w trakcie 2 tygodni;
• uwolnienie pracownika od monotonnych działań i wykorzystanie jego kompetencji do bardziej zaawansowanych zadań.

Robota można również wypożyczyć, czyli model try&hire

Z opisanego przykładu wynika, że część powtarzalnych procesów może być zastąpiona z sukcesem i korzyścią dla organizacji. Warto jednak najpierw przeanalizować, czy dany zakres obowiązków pracownika, jest na tyle zaawansowany, że wymaga optymalizacji. Po wstępnych szacunkach możliwe jest programie rozwiązania, które trwa od 7 do 40 dni. Następnie Antal wypożycza robota z kosztem miesięcznym porównywalnym do wynagrodzenia 1 pracownika i na bieżąco wspiera proces jego pracy. Dzięki temu firma nie ponosi kosztów wyprodukowania i zakupu robota oraz może przetestować rozwiązanie ocenić zwrot inwestycji czy zdecydować o zatrudnieniu kolejnych robotów do swojej organizacji.

Automatyzacja? Nie ma się czego bać

Roboty przejmują najbardziej powtarzalne, wolumenowe procesy i dają możliwość rozwoju pracowników w bardziej zaawansowanych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pozwalają również na oszczędności w kontekście kosztów zatrudnienia, zmniejszają ryzyko powstawania błędów, ale co najważniejsze powodują że przedsiębiorstwo może skupiać się na dodatkowych aktywnościach.