Prosty język[1] to nie tylko kwestia stylu, ale przede wszystkim skutecznej komunikacji. To podejście, w którym nadawca myśli przede wszystkim o odbiorcy – jego potrzebach, oczekiwaniach i możliwościach zrozumienia treści. Organizacje, które decydują się na wdrożenie prostego języka, stają przed wieloma wyzwaniami. Jakie kroki warto podjąć, aby ten proces był skuteczny?
Prostota oznacza dbałość o odbiorcę
W prostym języku chodzi nie tylko o upraszczanie treści, ale o budowanie relacji z odbiorcą. Kiedy komunikujemy się w sposób przejrzysty i zrozumiały, odbiorca czuje się doceniony i ma większe zaufanie do nadawcy. To szczególnie ważne w kontaktach z klientami czy mieszkańcami, gdzie jasna komunikacja może przekładać się na lepsze doświadczenie użytkownika i wyższą jakość obsługi. Według raportu firmy Forrester Research, jasna i zrozumiała komunikacja ma bezpośredni wpływ na zwiększenie sprzedaży. Badanie wykazało, że klienci są bardziej skłonni do zakupu, jeśli oferta została napisana w przejrzysty sposób.
Miasto Tychy nawiązało współpracę z ekspertami z Pracowni Prostej Polszczyzny, aby uprościć treści pism kierowanych do mieszkańców. Dzięki temu dokumenty stały się krótsze i bardziej zrozumiałe, co poprawiło komunikację między urzędem a obywatelami.
Prosty język wymaga zmiany strategii
Wdrożenie prostego języka to nie tylko poprawianie pojedynczych dokumentów, ale całkowita zmiana podejścia do komunikacji. Firmy muszą dostosować swoje procedury, szkolenia i standardy językowe. To proces, który wymaga czasu, ale przynosi wymierne korzyści, takie jak lepsze zrozumienie komunikatów przez klientów i pracowników oraz budowanie pozytywnego wizerunku marki.
Zapewne dla wielu osób będzie to ciekawostka, ale wiodące marki, takie jak Google, Amazon, Lidl czy Samsung, z sukcesem wdrażają prosty język w swoich aplikacjach, budując lojalność użytkowników i zwiększając swoje zyski.
Lider zmian to klucz do sukcesu
Czy wiesz, że…
w Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK) wdrożenie prostego języka było możliwe dzięki zaangażowaniu liderów, którzy zarządzali zmianą i promowali nowe standardy komunikacji wśród pracowników.
Każdy projekt zmiany wymaga lidera, który będzie nie tylko ekspertem w dziedzinie języka, ale także skutecznym komunikatorem. Osoba ta powinna umieć angażować całą organizację, przekonywać do zmiany i wspierać proces wdrażania prostego języka. Powinna też dobrze rozumieć reguły poprawności językowej i zasady tworzenia skutecznych treści.
O sukcesie prostego języka w firmie decydują regularna komunikacja wewnętrzna i wsparcie kadry zarządzającej.
Warto korzystać z wiedzy ekspertów
Na rynku istnieje wiele instytucji i organizacji zajmujących się prostym językiem, takich jak Pracownia Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego czy Fundacja Języka Polskiego Uniwersytetu Warszawskiego. Konsultacje z ekspertami pomagają uniknąć błędów i wprowadzić zmiany skutecznie, zgodnie z najlepszymi praktykami.
Korzystanie z wiedzy ekspertów pozwala na skuteczne wdrożenie zasad prostego języka, co przekłada się na lepszą komunikację z odbiorcami.
Język to element tożsamości firmy
Sposób, w jaki komunikują się pracownicy danej organizacji, ma ogromne znaczenie dla jej wizerunku. Firmy, które posługują się hermetycznym, specjalistycznym językiem, często nie zdają sobie sprawy, że może to odstraszać klientów i sprawiać wrażenie zamkniętej struktury. Uproszczenie komunikacji to krok w stronę większej otwartości i lepszego zrozumienia na linii firma-klient.
Prosty język to proces, nie cel
Jednym z największych mitów dotyczących prostego języka jest przekonanie, że można osiągnąć punkt, w którym tekst jest “wystarczająco prosty”. W rzeczywistości zawsze warto zadawać sobie pytanie: dla kogo prosty? Język powinien być dostosowywany do odbiorcy, a jego forma może się zmieniać w zależności od kontekstu i grupy docelowej.
W Urzędzie Miasta Tychy proces upraszczania języka rozpoczął się od warsztatów z językoznawcą, a następnie był kontynuowany w różnych wydziałach, co pokazuje, że jest to ciągły proces doskonalenia komunikacji.
Należy pamiętać, że wdrażanie prostego języka to długotrwały proces, który wymaga zaangażowania i ciągłego doskonalenia.
Wprowadzenie prostego języka w organizacji przynosi wymierne korzyści, takie jak lepsze zrozumienie komunikatów przez odbiorców, budowanie zaufania oraz poprawa wizerunku firmy. Warto inwestować w szkolenia i współpracę z ekspertami, aby skutecznie wdrożyć te zmiany.
Podsumowanie
Wdrażanie prostego języka w organizacji to długotrwały proces, wymagający zaangażowania całego zespołu. Kluczowe znaczenie ma koncentracja na odbiorcy, strategiczne podejście do komunikacji oraz współpraca z ekspertami. Język nie jest jedynie narzędziem – to fundament budowania relacji, zaufania i efektywnej komunikacji. Dlatego warto inwestować w jego uproszczenie i dostosowanie do rzeczywistych potrzeb użytkowników.
