Upraszczanie tekstów jest niezwykle ważnym elementem skutecznej komunikacji. Bez względu na to, czy piszesz dla klientów, współpracowników, czy dla szerszej publiczności, prosty język[1] zwiększa zrozumienie i dostępność informacji.
W niniejszym poradniku przedstawiam kroki, które pomogą Ci uprościć tekst, zapewniając jego jasność i czytelność.
1. Cel – Zrozum, po co piszesz
Zanim zaczniesz upraszczać tekst, zastanów się, jaki jest jego cel. Co chcesz przekazać odbiorcy? Jasne określenie celu to klucz do tego, aby tekst był skuteczny i skupiony. Uproszczenie zaczyna się od usunięcia informacji, które nie służą realizacji tego celu.
2. Usuń zbędne informacje
Sprawdź, czy tekst zawiera wszystkie niezbędne informacje związane z jego celem. Często w treści mogą pojawić się informacje, które nie są potrzebne i tylko rozpraszają odbiorcę. Każdy fragment tekstu powinien wspierać główną myśl i dostarczać wartości. Nie bój się redukować nadmiaru szczegółów.
3. Prawidłowe uporządkowanie informacji
Najważniejsze informacje powinny znajdować się na początku – zarówno w tekście ogólnie, jak i w poszczególnych sekcjach i akapitach. Spraw, aby każdy akapit zaczynał się od kluczowej myśli, a następnie rozwijaj ją w dalszej części. Informacje powinny być logicznie powiązane, aby odbiorca mógł je łatwo przyswajać.
4. Poprawna struktura tekstu
Każdy akapit powinien dotyczyć jednej myśli. Podział tekstu na krótkie, logiczne części sprawia, że staje się on bardziej czytelny. Wprowadź sekcje i podrozdziały tam, gdzie są potrzebne, aby łatwo było śledzić tok myślenia. Stosuj przejrzyste nagłówki, które ułatwiają orientację w treści.
5. Odpowiedni język dla odbiorcy
Kiedy piszesz, zawsze miej na uwadze, kto będzie czytał Twój tekst. Dopasuj język do poziomu wiedzy i oczekiwań odbiorcy. Unikaj skomplikowanych terminów i żargonu, chyba że są one niezbędne – wtedy wyjaśnij je prosto. Tekst powinien być spójny z marką firmy lub instytucji, dla której piszesz.
6. Jasny i prosty styl
Twój tekst powinien być napisany w sposób jasny i prosty. Oto kilka zasad, które pomogą Ci to osiągnąć:
- unikaj nacechowanego słownictwa: stosuj neutralne słowa z języka ogólnego, aby treść była zrozumiała dla jak najszerszego grona odbiorców.
- definiuj terminy: jeśli musisz użyć specjalistycznych pojęć, zawsze wyjaśniaj je w prosty sposób.
- pisz krótkimi zdaniami: krótkie zdania są łatwiejsze do zrozumienia. Staraj się unikać skomplikowanych, wielokrotnie złożonych konstrukcji.
- ogranicz analityczne konstrukcje: używaj prostych form zamiast skomplikowanych struktur, np. zamiast „dokonać analizy” napisz „przeanalizować”.
- unikaj nadużywania rzeczowników odczasownikowych i odprzymiotnikowych: zamiast „przeprowadzenie analizy” lepiej napisać „analizowanie”.
- zrównoważ ilość czasowników i rzeczowników: tekst zbyt mocno zdominowany przez rzeczowniki może wydawać się ciężki. Czasowniki nadają dynamiki i są łatwiejsze do zrozumienia.
7. Poprawność językowa
Na koniec upewnij się, że Twój tekst jest poprawny językowo. Błędy gramatyczne, interpunkcyjne i ortograficzne mogą rozpraszać i obniżać wiarygodność przekazu. Przeczytaj tekst kilka razy, a jeśli to możliwe, poproś kogoś o korektę.
Podsumowanie
Upraszczanie tekstów to nie tylko eliminacja zbędnych słów, ale także dbałość o jasność, przejrzystość i zrozumiałość przekazu. Stosując powyższe zasady, możesz tworzyć teksty, które są przystępne, efektywne i trafiają w potrzeby odbiorcy.
