Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) oficjalnie zatwierdził nowy kodeks postępowania dla branży badawczej. To przełomowa informacja dla managerów zlecających badania rynku, jak i dla call centers realizujących projekty ankietowe. Dokument, opracowany przez OFBOR, wprowadza jednolity standard ochrony danych, kończąc erę dowolności w interpretacji przepisów.
Branża badań opinii i rynku od lat borykała się z problemem niespójności. Ten sam respondent, biorący udział w tożsamych badaniach realizowanych przez różne podmioty, otrzymywał często sprzeczne komunikaty dotyczące podstaw prawnych przetwarzania jego danych. Dla managerów CS i contact center oznaczało to ryzyko prawne i wizerunkowe.
Zatwierdzony 24 listopada 2025 r. „Kodeks postępowania dotyczący przetwarzania danych osobowych przez prywatne agencje badawcze” ma to zmienić. Jest to dopiero trzeci tego typu dokument sektorowy w Polsce.
Co kodeks zmienia w praktyce operacyjnej?
Twórcą kodeksu jest Związek Pracodawców Organizacja Firm Badania Opinii i Rynku (OFBOR), jednak przystąpienie do niego jest otwarte dla wszystkich prywatnych agencji oraz ich podwykonawców działających w Polsce.
Dla managerów zlecających badania lub zarządzających zespołami ankieterskimi, kluczowe są trzy obszary regulacji:
- Ujednolicenie obowiązku informacyjnego - koniec z zastanawianiem się, jak sformułować klauzule zgód. Kodeks narzuca jasne zasady, co buduje wiarygodność w oczach klienta.
- Podstawy prawne i „Lista Robinsona” - dokument precyzuje wykorzystanie prawnie uzasadnionego interesu jako przesłanki do przetwarzania danych. Co istotne dla branży Call Center, odnosi się to również do prowadzenia tzw. Listy Robinsona (osób, które nie życzą sobie kontaktu), traktując to jako element zasady rozliczalności.
- Wymóg powołania IOD - każdy podmiot przystępujący do kodeksu musi wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych. Uznano, że zapewnia to niezbędne wsparcie merytoryczne i bezpieczeństwo procesów.
Ważne: Kodeks nie obejmuje przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych) w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO.
Bezpieczeństwo i mniejsze ryzyko kar
Przystąpienie do kodeksu to nie tylko kwestia prestiżu, ale realne narzędzie mitygacji ryzyka biznesowego. Dlaczego warto współpracować z podmiotami, które wdrożyły ten kodeks?
- Parasol ochronny: Stosowanie się do zatwierdzonego kodeksu jest brane pod uwagę przez organ nadzorczy (UODO) przy ewentualnym wymierzaniu administracyjnych kar pieniężnych.
- Wiarygodność: Kodeks eliminuje ryzyko niewłaściwej interpretacji przepisów, co jest kluczowe przy audytach i kontrolach.
- Profesjonalny monitoring: Nad przestrzeganiem zasad czuwać będzie akredytowany podmiot monitorujący - Omni Modo sp. z o.o.
Dlaczego managerowie CS powinni zwrócić na to uwagę?
Jako zlecający badania satysfakcji (np. po kontakcie z infolinią) lub badania rynkowe, ponoszą Państwo współodpowiedzialność za bezpieczeństwo danych swoich klientów. Wybór agencji badawczej lub podwykonawcy (BPO), który przystąpił do kodeksu OFBOR, staje się teraz najprostszym sposobem na wykazanie należytej staranności w doborze procesora danych.
Wdrożenie jednolitych standardów ma również cel wizerunkowy - pogłębienie zaufania społecznego do ankieterów i badaczy, co w dobie rosnącej niechęci do udostępniania danych, może przełożyć się na wyższą skuteczność realizowanych projektów (response rate).