Poprawa procesu obsługi klienta z wykorzystaniem Design Thinking: krok po kroku

Ten materiał powstał dzięki Waszemu wsparciu. Postaw mi kawę na buycoffee.to

Gdy rosną oczekiwania klientów i wzrasta konkurencyjności rynków, tradycyjne metody obsługi klienta często okazują się niewystarczające. Metodologia Design Thinking[3] oferuje świeże podejście, skupiające się na głębokim zrozumieniu potrzeb użytkowników i iteracyjnym testowaniu rozwiązań. Poniżej przedstawiamy, jak wdrożyć jej pięć etapów, by zrewolucjonizować obsługę klienta w Twojej firmie.

Empatyzacja: zrozumienie perspektywy klienta

Empatia to podstawa Design Thinking. Chodzi o wsłuchanie się w głos klienta bez uprzedzeń. Jak o to zadbać? Posłużmy się przykładem. Pewna firma telekomunikacyjna przeprowadziła wywiady z klientami i odkryła, że największą bolączką jest długi czas oczekiwania na połączenie z konsultantem. Do tego celu wykorzystano metodę wywiadu, ankiety i samej opserwacji. W tym celu przeprowadzono rozmowy indywidualne oraz wykorzystano narzędzia online (moga to być np. Google Forms, Typeform, ale najwłaściwszym bedą rozwiązania zaszyte np. na firmowej stronie www lub z wykorzystaniem specjalistycznych narzędzie ankieterskich). Śledzono też interakcje klientów z usługą (np. nagrania call center[4], analiza zachowań na stronie internetowej).

Jak zwizualizować dane? Przygotuj mapę empatii – wizualizacja emocji, potrzeb i frustracji klientów w formie diagramu.

Definiowanie problemu: skupienie się na sednie problemu

Na etapie definiowania problemu kluczowe jest przekształcenie zgromadzonych danych z fazy empatyzacji w klarowne, konkretne wyzwania. Chodzi o to, by wyłuskać z chaosu informacji prawdziwe bolączki klientów i nadać im formę działań, które firma może podjąć. W tym celu wykorzystuje się narzędzia, takie jak persony – szczegółowe opisy archetypowych klientów, np. „Zestresowany Jan, który potrzebuje natychmiastowej pomocy”. Persony pomagają zespołowi utożsamić się z użytkownikami, zachowując przy tym obiektywne spojrzenie na ich potrzeb

Kolejnym elementem jest mapa podróży klienta[1] (Customer Journey[2] Map), która wizualizuje każdy etap interakcji z usługą, od pierwszego kontaktu do rozwiązania sprawy. Dzięki niej można zlokalizować momenty frustracji, takie jak np. „Klient traci czas, szukając przycisku zwrotów na stronie”. Na podstawie tych analiz formułuje się konkretny problem, np.: „Klienci czują się ignorowani, gdy system IVR[5] nie przekieruje ich do właściwego działu”. To właśnie precyzyjne sformułowanie wyzwań pozwala przejść do etapu generowania rozwiązań, które będą realnie odpowiadać na zgłoszone potrzeby.

Etap ideacji: burza mózgów dla innowacji

Faza ideacji to moment, w którym zespół przechodzi od diagnozy problemów do poszukiwania kreatywnych rozwiązań. Kluczowa jest tu zasada „najpierw ilość, potem jakość” – chodzi o swobodne generowanie pomysłów bez ich oceniania, by uwolnić potencjał innowacji. W tym procesie wykorzystuje się metody takie jak brainstorming, angażujący przedstawicieli różnych działów – od marketingu, przez IT, po obsługę klienta. Różnorodność perspektyw pozwala na wyjście poza utarte schematy i znalezienie niestandardowych rozwiązań.

Wsparciem mogą być również techniki jak SCAMPER, która poprzez serię pytań pomocniczych (np.: „Co można uprościć w procesie reklamacji?”) napędza twórcze myślenie. Przykładem skuteczności tego etapu jest przypadek banku, który podczas warsztatów z zespołem opracował koncepcję chatbota. Automatyczny asystent, dostępny całodobowo, zaczął odpowiadać na podstawowe pytania klientów, odciążając jednocześnie konsultantów i skracając czas oczekiwania na pomoc. To właśnie w tej fazie rodzą się przełomowe pomysły, które – po późniejszej weryfikacji – mogą stać się realną wartością dla użytkowników.

Etap prototypowania: szybkie testowanie koncepcji

Prototypowanie to faza, w której pomysły z etapu ideacji przybierają namacalną formę – nawet w uproszczonej wersji. Chodzi o to, by szybko i tanio stworzyć wizualizację rozwiązania, która pozwoli zweryfikować jego zasadność w praktyce, zanim firma zainwestuje w pełne wdrożenie. Jedną z popularnych metod jest opracowanie makiety strony internetowej za pomocą narzędzi takich jak Figma. Taka wizualizacja nowego interfejsu samoobsługowego umożliwia zespołom i klientom testowanie funkcjonalności „na sucho”, zanim powstaną pierwsze linie kodu.

Równie istotne jest role-playing, czyli symulowanie rozmów z klientami w oparciu o nowe skrypty dla konsultantów. Dzięki takim ćwiczeniom można wychwycić nienaturalne sformułowania lub luki w procesie, które w teorii wydawały się bezproblemowe. Przykładem skuteczności prototypowania jest przypadek sklepu e-commerce, który wprowadził wersję beta systemu śledzenia przesyłek dla 100 klientów. Test ujawnił, że użytkownicy oczekują natychmiastowych powiadomień SMS – informacja ta stała się kluczowa przy finalnym kształtowaniu funkcjonalności. Prototypy, nawet niedoskonałe, są więc mostem między abstrakcyjnym pomysłem a realnym rozwiązaniem, gotowym do dalszego udoskonalania na etapie testów.

Etap testowania: iteracyjne doskonalenie

Testowanie to ostatni, ale niezwykle istotny etap procesu Design Thinking, w którym prototypy są wprowadzane w kontrolowany sposób, a ich skuteczność jest weryfikowana poprzez zbieranie feedbacku od użytkowników. To właśnie na tym etapie rozwiązania są poddawane realnej ocenie, a ich ewentualne niedoskonałości są identyfikowane i korygowane. Jedną z popularnych strategii są A/B testy, polegające na porównaniu dwóch wersji rozwiązania – na przykład różnych wersji e-maili przypominających o zaległych płatnościach. Dzięki temu można precyzyjnie określić, która wersja lepiej spełnia oczekiwania klientów i przynosi lepsze rezultaty.

Innym podejściem są pilotaże, czyli ograniczone wdrożenia nowych procesów w wybranym obszarze, np. w jednym regionie geograficznym. Pozwala to na przetestowanie rozwiązania w mniejszej skali, zanim zostanie ono rozszerzone na całą organizację. Kluczowym elementem tego etapu jest iteracja – jeśli testy ujawnią problemy (np. chatbot nie radzi sobie z złożonymi pytaniami), zespół może wrócić do etapu ideacji, by udoskonalić algorytm lub zaproponować nowe rozwiązanie. Testowanie to nie koniec procesu, a raczej początek ciągłego doskonalenia, które prowadzi do coraz lepszych rezultatów i większej satysfakcji klientów.

Podsumowanie: dlaczego Design Thinking działa?

Design Thinking to nie sztywny schemat, a dynamiczny, cykliczny proces, który pozwala firmom tworzyć rozwiązania naprawdę odpowiadające na potrzeby klientów. Jego siła tkwi w trzech kluczowych filarach. Po pierwsze, skupienie na człowieku – każdy etap, od empatyzacji po testowanie, opiera się na głębokim zrozumieniu realnych problemów użytkowników, a nie na przypuszczeniach czy intuicjach. Dzięki temu rozwiązania są nie tylko skuteczne, ale też autentycznie wartościowe dla klientów.

Po drugie, elastyczność – Design Thinking nie jest linearny. Jeśli testy ujawnią nowe wyzwania, zespół może wrócić do wcześniejszych etapów, by udoskonalić pomysły lub nawet całkowicie zmienić podejście. Ta iteracyjność sprawia, że proces jest nie tylko efektywny, ale też odporny na błędy.

Wreszcie, innowacyjność – metodologia ta zachęca do kreatywności i myślenia poza schematami, nawet w obszarach, które wydają się rutynowe. Dzięki temu firmy mogą odkrywać nowe możliwości i budować przewagę konkurencyjną.

Design Thinking to nie tylko narzędzie, ale filozofia, która stawia klienta w centrum uwagi. Wdrażając jej zasady, firmy nie tylko poprawiają obsługę klienta, ale też budują trwałe relacje oparte na zaufaniu i satysfakcji. Zacznij od małych kroków – przeprowadź wywiad z klientami, stwórz mapę ich podróży lub zorganizuj warsztaty ideacyjne. Każda zmiana, nawet niewielka, może stać się początkiem wielkiej transformacji.

Słownik
1. mapa podróży klienta. (z ang. customer journey map) to graficzne przedstawienie etapów, jakie klienci przechodzą podczas interakcji z firmą. Mapa podróży…
2. Customer Journey. inaczej Mapa Podróży Klienta – analiza, która porządkuje i systematyzuje aktualną podróż klienta poprzez wszystkie punkty styku z…
3. Design Thinking. to metoda projektowania oparta na procesie myślowym, który skupia się na potrzebach użytkowników. Metoda ta zakłada, że projektanci…
4. call center. Firma lub dział w firmie zajmujący się telefoniczną obsługą klienta realizowaną przez przeszkolonych pracowników (telemarketerów, konsultantów, agentów). Obsługa…
5. IVR. system teleinformatyczny umożliwiający interaktywną obsługę połączeń przychodzących. Klient przechodzący przez drzewo IVR po wysłuchaniu nagranych wcześniej komunikatów dźwiękowych…


Ten materiał powstał dzięki Waszemu wsparciu. Postaw mi kawę na buycoffee.to

Add a comment

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *