Czy można przeciwdziałać wypaleniu pracowników zdalnych?

O tym, że praca hybrydowa zagościła na stałe już chyba nie trzeba nikogo przekonywać. Flexi work, czy home Office. Albo jeszcze praca mobilna. To dość powszechny widok orków z Mordoru, którzy nagle zostali pozbawieni wpływu Saurona z ul. Rzymowskiego w Warszawie. Prawda jest taka, że według badań Flexijobs 65% pracowników zdalnych zadeklarowało, że chce kontynuować taką formę pracy. A raport McKinsey – What employees are sauing about the future of remote work, tylko 24% Europejczyków nie chce pracować z domu, a 21% chciałoby pracować z domu przez trzy dni w tygodniu.  Nie jest więc pewne, jak będzie wyglądała praca za rok czy dwa – ale prawie na pewno możemy stwierdzić, że inaczej niż przed wybuchem pandemii.

Praca zdalna a zmęczenie

Praca zdalna spowodowała częstsze występowanie zmęczenia cyfrowego, które objawia się poprzez niechęć do korzystania z komputera czy Internetu. To cyfrowe rozdrażnienie często swój upust emocji przybiera nie tylko w postaci awersji do elektroniki, ale także w postaci wybuchów złości w kierunku najbliższych.

– Rozwój nowoczesnej technologii sprawia, że spędzamy coraz więcej czasu przed ekranami urządzeń, które nie rozstają się z nami od momentu otwarcia oczu aż po zgaszenie światła przed snem. – mówi Filip Sobel, CEO w Staffly, zajmującą się wspieraniem organizacji w procesie rekrutacji. –  W moim przypadku tryb pracy, którą wykonuję sprawia, że istnieje ciągła konieczność “trzymania ręki na pulsie” – sprawia to, że nawet jeżeli nie jestem w danej chwili przed komputerem, mimowolnie, ale co jakiś czas spoglądam na ekran telefonu sprawdzając czy nie otrzymałem maila, na który muszę zareagować. Zdarza się, że po kilkunastu godzinach pracy dziennie moje oczy są wyraźnie czerwone. – dodaje Sobel.

Jeszcze rok temu zadania pracodawcy ograniczały się na wyposażeniu pracownika w odpowiedni sprzęt do pracy zdalnej. Dzisiaj musi się on zmierzyć z dużo większym problemem – zadbaniem o dobrostan pracownika. Dla zarządzanych w sposób folwarczny firm i instytucji takie stwierdzenie śmieszy, ale za efekty w postaci załamań psychicznych podczas pracy zdalnej odpowiadają sami pracodawcy, którzy zaczęli wydłużać dzień pracy swoich podwładnych do 9 czy 12 godzin (i zawsze przy tym pojawia się argument: trzeba dokończyć projekt, klient czeka, szef mnie skrzyczy, jak tego nie zrobię). Zmęczenie cyfrowe to jednak przeciążenie psychiczne, zwiększona intensywność pracy, niedopasowania do zdań i umiejętności, naruszenia prywatności czy wreszcie ograniczenia kontaktu fizycznego z innymi ludźmi. Takie działania doprowadzają do napięcia między światem fizycznym pracownika a tym wirtualnym – w pracy zdalnej.

Wypalenie to jednak choroba

Wypalenie zawodowe, które od 2019 roku traktowane jest przez Światową Organizację Zdrowia jako choroba. Pod nią oczywiście podciągnąć można cyfrowe wypalenie, chociaż przy zmianie miejsca pracy i stanowiska na takie, w którym styczność z komputerem jest niewielka – główny bodziec do rozwoju wypalenia zostaje zniwelowany.

Według przytoczonego już badania FlexiJobs, wypalenie zawodowe dla 75% pracowników spowodowane jest z uwagi na trwającą pandemię COVID-19, niepokojący stan własnych finansów (który znacznie pogorszył się w Polsce po wprowadzeniu „Polskiego Ładu”), troskę o zdrowie własne i rodziny, inflację, obowiązki zawodowe i bieżące wydarzenia polityczno-społeczne.

Microsoft w opublikowanym w 2021 roku raporcie Work Trend Index wykazał, że podczas pandemii znacząco wzrósł czas spędzany przed komputerem podczas wideokonferencji.  Na MS Teams jesteśmy prawie 2,5 krotnie dłużej niż przed pandemią, każde takie spotkanie jest dłuższe niż zwykle o 10 min, a ilość wysyłanych na czacie tej platformy wiadomości jest wyższa aż o 45%. Wzrosła też liczba wysyłanych e-maili do 40,6 mld.  Chętniej też współpracujemy na współdzielonych dokumentach (wzrost do 66 %). W tym samym badaniu zapytano o to jak czują się pracownicy. 54 % przyznało, że jest przepracowana, a 39% – odczuwa wyczerpanie, co w rezultacie daje 20% osób, które uważają się za osoby wykorzystywane przez pracodawcę bez zapewnienia równowagi między życiem zawodowym, a prywatnym.

Według Jaremy’ego Bailensona (J.N. Bailenson, Nonverbal overload. A theoretical argument for the causes of zoom Fatigue, “Technologu, Mind and behaviour” 2021, T. 2.) istnieją cztery główne przyczyny i tyle samo sposobów rozwiązań w związku ze zmęczeniem podczas wideokonferencji.

1. Nadmierny kontakt wzrokowy z bliskiej odległości i rozmiar twarzy na ekranach są nienaturalne i wywołują stres. Rozwiązanie: zmniejsz rozmiar ekranu podglądu innych osób oraz usiądź dalej od komputera. Dzięki temu stworzysz naturalny dystans.
2. Ciągłe patrzenie na własną twarz powoduje negatywną samoocenę i zmęczenie. Rozwiązanie: ukryj swój własny widok na ekranie
3. Obciążenie psychiczne jest znacznie większe w przypadku czatów wideo. Rozwiązanie: wprowadź w firmie zasady, które pozwolą na przejście w tryb audio.
4. Ograniczony ruch negatywnie wpływa na stan zdrowia i zdolności poznawcze. Rozwiązanie: wyłącz kamerę podczas spotkania i przez chwilę poruszaj się.

Rekomendacje praktyczne:

1. Monitoruj poziom cyfrowego zmęczenia pracowników wg. skali Zoom fatigue lub tożsamej
2. Ustal nowe zasady BHP, takiej jak dostępność on-line, godziny pracy wirtualnej, dozwolone zachowania w czasie wideokonferencji, maksymalny ich czas trwania i liczba spotkań on-line w ciągu dnia pracy.
3. Redukuj zbędne formy pracy zdalnej, które stanowią kalkę procesów realizowanych stacjonarnie (np. ogranicz ilość wideoczatów na rzecz rozmów audio lub czatów pisanych).
4. Promuj kulturę pracy zdalnej opartej o zaufaniu i efektywnej komunikacji.
5. Stosuj indywidualne rozwiązania wobec poszczególnych pracowników, którzy mają własne preferencje dotyczące udziału w zdalnych telekonferencjach (np. udział bez kamery etc.)
6. Organizuj szkolenia dla managerów na temat zarządzania zespołami rozproszonymi czy bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej w tym kwestii zmęczenia cyfrowego.
7. Organizuj dla pracowników szkolenia z zakresu zarządzania czasem pracy, wykorzystania technologii, technologicznego detoksu samodzielnego dbania o swój dobrostan.

Jak mierzyć skalę zmęczenia pracownika zdalnego?

Każdy lubi narzędzia, które odpowiadają na pytanie o to jak bardzo coś, zależy od czegoś. W przypadku mierzenia zmęczenia pracownika, w rzeczywistości mierzymy jego stopień „nieprzydatności” w organizacji lub też stopień wypalenia związany z „przeładowaniem” pracą. Takie działania wcale nie muszą oczywiście oznaczać, że pracownik nie nadaje się do pracy. Aby poprawić ten wynik należy zastosować się chociażby do zaprezentowanych w artykule porad praktycznych.

Poniżej kwestionariusz, pozwalający ocenić w skali od 1 do 5 stopień zmęczenia. Im wyższa nota, tym zmęczenie większe.

Generalne zmęczenie:

1. Jak bardzo męczy Ciebie uczestnictwo w wideokonferencjach? (skala 1-5)
2. Po spotkaniu wideo czujesz się zmęczony. Jak bardzo?
3. Jak duży poziom wyssania / wydrenowania mentalnego odczuwasz po takim potkaniu?

Zmęczenie optyczne

1. Czy zdarza się Tobie rozmycie pola widzenia po spotkaniu on-line? Jak duże ono jest?
2. Jak bardzo podrażnione są twoje oczy po spotkaniu wideo?
3. Jak mocno bolą cię oczy po spotkaniu wideo?

Zmęczenie społeczne:

1. Po spotkaniu wideo chciałbyś odpocząć od kontaktów społecznych. Jak dużą masz ochotę na to?
2. Jak dużą masz ochotę na chwilę odosobnienia po spotkaniu wideo?
3. Ile potrzebujesz czasu, by otrząsnąć się i dojść do siebie po spotkaniach wideo?

Zmęczenie zaangażowania:

1. Jak bardzo obawiasz się spraw, które musisz załatwić po spotkaniu wideo?
2. Jak często czujesz, że nie masz ochoty nic robić po spotkaniu wideo?
3. Jak często czujesz zbyt duże zmęczenie, aby coś robić po spotkaniu wideo?

Zmęczenie emocjonalne:

1. Jak duży poziom wyczerpania emocjonalnego odczuwasz po spotkaniu wideo?
2. Jak duży poziom irytacji odczuwasz po spotkaniu wideo?
3. Jak bardzo ponury nastrój odczuwasz po spotkaniu wideo?