Wizualizację danych biznesowych można najprościej zdefiniować jako sposób przedstawiania wartości liczbowych w formie wizualnej przy wykorzystaniu wykresów, map czy tabel. Istotne jest by skutecznie przekazać informacje w formie wizualnej, tak aby była zrozumiała ona dla każdego. Skuteczny przekaz osiągniemy więc opowiadając interesującą historię, którą musimy zaprezentować w taki sposób, aby przykuć uwagę i stymulować zrozumienie danych W obliczu ogromu dostępnych statystyk kluczowe jest stosowanie najlepszych praktyk wizualizacji, dzięki czemu przekształcimy liczby w łatwo przyswajalne i atrakcyjnie wizualne grafiki.
Przedstawimy kilka kluczowych zasad, dzięki którym poznasz czym cechuje się dobrze przygotowany raport.
Zadawanie pytań i znajdowanie odpowiedzi
Pierwszym krokiem przed stworzeniem dashboardu (widoku na najważniejsze dane w formie jednej strony, panelu, kokpit) powinno być szczegółowe zrozumienie kontekstu i tego co chcemy przekazać. Musimy spojrzeć na proces tworzenia i wykorzystania dashboardu pod kątem jego praktyczności i czytelności, aby pomóc innym w łatwym zrozumieniu prezentowanych danych statystycznych czy ilościowych. U podstaw tworzenia dobrego raportu leży zwrócić więc uwagę na warstwę praktyczną w prezentowaniu danych oraz postawić sobie pytania identyczne z pytaniami zadawanymi przez obserwatora (odbiorcę). Projektując dashboard[1] musimy niejako wejść w skórę czytelnika i możliwie prosty sposób wytłumaczyć korelację danych. Dzięki takiej konstrukcji uzyskujemy spójną i wyczerpująca informację o procesach zachodzących w firmie.
Akcentowanie kluczowych informacji
Dobrze przygotowany raport powinien być jak pierwsza strona gazety – na wstępie prezentować naszym widzom najistotniejsze informacje z wyraźnym ich zaznaczeniem. Bardzo ważne przy projektowaniu powinno być więc kierowanie uwagi publiczności na konkretne obserwacje w wizualizacjach. Może to pomóc skupić wzrok na określonych elementach, które najlepiej przekazują zamierzoną interpretację. Przykładem może być zwrócenie uwagi odbiorcy na niepokojące procesy przebiegające w organizacji i odpowiednie ich zaakcentowanie. (kolor czerwony, odpowiednia ikona etc). Najskuteczniejsze jest tu kierowanie koncentracji na podstawie pewnych sztuczek wizualnych wykorzystując atrybuty przetwarzania mimowolnego. Są to potężne narzędzia, o ile stosujemy je w strategiczny sposób. Jeśli w dashboardzie nie zamieścimy żadnych wskazówek, nasza publiczność zostanie zmuszona do przetworzenia wszystkich informacji. Ułatwić możemy im to przez akcentowanie informacji rozmiarem, kolorem czy pozycją na stronie pokazując co jest warte uwagi.
Każdy element dokumentu powinien mieć swój cel i miejsce. Profesjonalny raport powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby maksymalnie uprościć skomplikowane spostrzeżenia. Jego efektem ma być stosunkowo zwięzła prezentacja kluczowych danych by ostatecznie nasz odbiorca mógł w krótkim czasie wyciągnąć wnioski i podjąć świadomą decyzję.
Storytelling
Ten, kto uważał, że storytelling nie nadaje się do raportowania powinien się teraz zaczerwienić. Okazuje się, że narracja w naszym raporcie odgrywa kluczową rolę. To, w jaki sposób opowiemy historię, pokaże naszą umiejętność skutecznego przekazywania informacji w formie wizualnej. I o ile opowiedzenie historii o ostatnim wydarzeniu w firmie dla większości nie stanowi problemu, o tyle ubranie w zgrabną opowieść dziesiątek danych i procesów biznesowych już do najłatwiejszych nie należy.
Powinniśmy przygotować plan, dzięki któremu w sposób chronologiczny zaprezentujemy nasz przekaz tworząc w materiałach hierarchię wizualną. Dzięki temu nasz odbiorca przyswaja materiał zgodnie z naszym zamysłem. Pamiętajmy również o używaniu nieskomplikowanego języka tak by nasza opowieść była jak najbardziej przystępna i prosta w zrozumieniu. Im ciekawiej zaprezentujemy swoją historię tym mocniej nasze przesłanie zapadnie naszym odbiorcom w pamięć.
Minimalizm
Aby nie powodować niepotrzebnego chaosu i nie zaburzać czytelności naszego przekazu powinniśmy się kierować zasadą minimalizmu. Przesyt pozycji liczbowych może przytłoczyć i zdezorientować naszego widza – pokaż to co jest kluczowe na danym etapie historii, a elementy dodatkowe przenieś do dalszej części raportu/kolejnej zakładki/suplementu. Wizualizacja, która najlepiej komunikuje twoje dane absolutnie nie musi być wymyślnym wykresem kołowym mieniącym się wszystkimi kolorami tęczy. Zdecydowanie w wielu sytuacjach skuteczniejszy w odbiorze okaże się np. prostszy – wykres liniowy. Prostota to klucz do sukcesu, aby prezentowane informacje były łatwe w użyciu i interpretacji.
Mamy możliwość prezentacji bardziej szczegółowych statystyk unikając zaburzania minimalistycznej budowy całego dashboardu. Wykorzystując narzędzia BI[3] możemy skorzystać z dodatkowych funkcjonalności, które umożliwiają przyśpieszenie analizy bez ingerencji w podstawowy widok raportu. Dobrym przykładem jest „tooltip[2]” czyli okno wyświetlane po najechaniu kursorem na element nim opatrzony. W tooltipie umieszczamy komentarz lub poszerzenie danego zagadnienia.
Estetyka
Czytelność naszego dashboardu powinna być dla nas absolutne priorytetem. Warto zatem zastanowić się nad każdym elementem, który chcemy umieścić w raporcie i w jaki sposób to powinniśmy zrobić. Wykresy powinny zawierać jedynie niezbędne dane, które umożliwią właściwą interpretacje wartości, a wszystko to, co wprowadzi niepotrzebny chaos – niezwłocznie usunięte z widoku danych.
Tworzenie to proces
Dobry raport nigdy nie powstaje w jednej iteracji – słuchaj odbiorców, sprawdź czego im brakuje albo na co chcą położyć główny nacisk. Dashboard dla konsultantów będzie zawierał zupełnie inne dane niż dashboard dla managera. Inne dane będzie zawierał raport dla zarządu, a inny dla specjalisty od utrzymania ruchu. Scalane wszystkich elementów w jeden raport znacznie go zaśmieci. Więc budowanie raportu powinno być zarówno procesem, jak i wyzwaniem, które – choć wydawać by się mogło trudne – jest możliwe do realizacji.
Podsumowanie
Nudne prezentacje i niezrozumiałe raporty analityków to już przeszłość. Obecnie to interaktywne pulpity są narzędziem do prezentacji kluczowych informacji biznesowych dostosowanych do grona ich odbiorców. Często zawierają dane pobierane wprost z systemów informatycznych i prezentowane w trybie live, a czasem są to dane przeanalizowane przez pracownika w MS Acces lub Excel. Jednak stosując się do prezentowanych zasad unikniesz potencjalnych błędów w komunikacji i interpretacji danych, co w realny sposób wpłynie na przyśpieszenie procesów decyzyjnych w twojej firmie.
Autor: Natalia Borowska, Sales Lions
