NIK skontrolowała funkcjonowanie 40 instytucji publicznych w okresie od 1 marca 2020 r. do 23 czerwca 2021 r., po cztery: izby administracji skarbowej, oddziały ZUS, ośrodki pomocy społecznej, powiatowe urzędy pracy, prokuratury rejonowe, sądy rejonowe, urzędy gmin, urzędy skarbowe oraz trzy wojewódzkie oddziały NFZ i pięć regionalnych oddziałów KRUS.
Problemem nie była organizacja wewnętrzna pracy urzędów a niedobory w sprzęcie i bariery technologiczne, które uniemożliwiały wprowadzenie pracy zdalnej w większym zakresie. Brakowało laptopów (w większości urzędów dla pracowników dostępne były wyłącznie komputery stacjonarne), brak zdigitalizowanych dokumentów źródłowych (w urzędach mimo zmienionego prawa – nadal króluje papier).
Według raportu NIK najsłabiej skomputeryzowane były jednostki regionalne KRUS, jednostki samorządowe i prokuratury, w których to nawet rok po ogłoszeniu epidemii tylko 10% pracowników miało dostęp do sprzętu przenośnego, podczas gdy w pozostałych instytucjach wahał się między 17 a 60%.
Najlepiej z organizacją pracy zdalnej radziły sobie NFZ oraz izby administracji skarbowej. Najpewniej, jak określa NIK, spowodowane to było bardzo małym stopniem zaangażowania instytucji w bezpośrednią obsługę interesantów.
Pikanterii temu dodaje fakt, że wraz z pojawieniem się zaleceń do pracy zdalnej i w każdej kolejnej fali zachorowań – chęć do delegowania pracowników do pracy zdalnej w instytucjach malał. Jednak praca zdalna była częściej wykorzystywana w instytucjach, w których do dyspozycji pracowników było więcej przenośnego sprzętu komputerowego, a mniej barier techniczno-organizacyjnych. Zdaniem NIK zdarzały się jednak wyjątki, gdzie pracę na odległość zorganizowano stosunkowo dużej liczbie pracowników, mimo bardzo słabego zaplecza infrastrukturalno-technicznego. Przykładem mogą być niektóre prokuratury rejonowe i regionalne oddziały KRUS.
Początkowo, mimo braku odpowiedniego wyposażenia, pracę zdalną polecono pracownikom 90% skontrolowanych przez NIK instytucji (w ogóle nie wprowadzono jej tylko w dwóch powiatowych urzędach pracy – w Środzie Wielkopolskiej i w Dąbrowie Tarnowskiej). Szybko okazało się jednak, że brak realnych możliwości wywiązywania się z obowiązków, pozwalał pracownikom jedynie na wykonywanie tylko takich zadań, które nie były kluczowe z punktu widzenia pracodawcy i które nie wymagały dostępu do systemów informatycznych. W efekcie, w przypadku blisko połowy pracowników skontrolowanych instytucji, praca zdalna polegała na samokształceniu lub udziale w szkoleniach.
Niemal wszyscy pracownicy, którym polecono pracę zdalną, korzystali z prywatnego dostępu do Internetu i dzięki temu, w tej nadzwyczajnej sytuacji, udało się ją zorganizować. Zdaniem Izby nie powinno być to jednak standardem, zwłaszcza, że pracodawcy nie zwracali podwładnym poniesionych z tego tytułu kosztów.
Ponad rok trwania epidemii pokazał, że w skontrolowanych urzędach nie prowadzono rozwiązań usprawniających jeszcze bardziej pracę zdalną, a w szczególności taką ich organizację, która usprawniałaby bezpośrednią obsługę klientów. W tym czasie nie prowadzono także żadnych kompleksowych zmian w przepisach dotyczących organizacji pracy urzędów w trybie zdalnym lub samoobsługowym.
NIK postawił w swoim raporcie także tezę, że praca zdalna przyczyniła się do poprawy bezpieczeństwa pracowników oraz zmniejszenia absencji chorobowych. Praca zdalna zapewniła też pracownikom większe skupienie i znacznie większą wydajność urzędników. Dzięki pracy zdalnej zmniejszyły się z oczywistych względów koszty delegacji i eksploatacji powierzchni biurowej zajmowanej przez poszczególne instytucje.
