Administracja publiczna chce być cyfrowa

Coraz więcej instytucji sektora publicznego stawia na elektroniczne dokumenty i zdalną obsługę. Pomagają jej w tym wyspecjalizowane firmy. W 2020 r. ogłoszono kilkanaście przetargów na tego typu usługi. W tym roku tylko w pierwszych 6 miesiącach zorganizowano 18 dużych przetargów dla samorządów, instytucji kultury i innych podmiotów sektora budżetowego – wynika z półrocznego podsumowania firmy ArchiDoc.

Według danych zebranych przez firmę ArchiDoc z grupy OASIS, wyspecjalizowanej w zarządzaniu dokumentami, w tym ich przechowywaniu i wprowadzaniu systemów elektronicznego obiegu dokumentów, gwałtownie rośnie zainteresowanie sektora publicznego współpracą z firmami outsourcingowymi w obszarze archiwizacji i zarządzania dokumentacją. W 2020 r. w budżetówce przeprowadzono kilkanaście dużych postępowań przetargowych na archiwizację zbiorów lub ich digitalizację. To więcej niż rok wcześniej. W 2021 r. tylko przez pierwsze sześć miesięcy ogłoszono 18 znaczących przetargów w całym kraju. Wśród instytucji szukających w tym roku zewnętrznej firmy zajmującej się zarządzaniem dokumentami były m.in. Uniwersytet Warszawski, Główny Urząd Statystyczny, Galeria Sztuki Zachęta. Obecnie trwają postępowania w Szpitalu Klinicznym nr 1 Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, Grupie Orlen czy Kancelarii Senatu.

Spodziewamy się, że w kolejnych miesiącach będzie rosło zainteresowanie sektora publicznego usługami archiwizacji i digitalizacji. Choć przedsiębiorstwa prywatne są bardziej zaawansowane w tym względzie i od dawna korzystają z outsourcingu w obsłudze dokumentów, widać zmianę po stronie urzędów i instytucji. Pandemia przyspieszyła ten proces – mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc z grupy OASIS.

Samorządy nie czekają, bo to niebezpieczne

Szczególnie zainteresowanie widać po stronie samorządów. Od maja ArchiDoc skanuje dokumentację geodezyjną, m.in. mapy i szkice, operaty techniczne czy dokumenty związane z ewidencją gruntów i budynków Urzędu Miasta w Zabrzu. Urząd Miasta Gliwice zabezpiecza księgi Urzędu Stanu Cywilnego z lat 1910 – 1921, które były pisane pismem neogotyckim zanim zostaną przekazane do Archiwum Państwowego. Dodatkowo, księgi poddawane są dezynfekcji w komorze fumigacyjnej oraz opracowywane archiwistycznie.

Digitalizacja pozwala zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem. Jak bardzo jest to potrzebne pokazała niedawna seria pożarów w archiwach urzędowych, m.in. w Urzędzie Miasta Krakowa czy Lubuskim Urzędzie Wojewódzkim. Nic dziwnego, że pod koniec maja Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej zlecił kontrole we wszystkich budynkach, w których znajdują się archiwa.

Firmy prywatne digitalizują polskie dziedzictwo

Z usług cyfryzacji dokumentów archiwalnych korzystają Archiwa Państwowe w całej Polsce W oddziale w Kaliszu przy digitalizacji tamtejszych zbiorów ArchiDoc korzysta ze specjalistycznych skanerów dziełowych przystosowanych do pracy zgodnie z wytycznymi Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Od grudnia 2020 r. digitalizuje materiały archiwalne Archiwum Akt Nowych w Warszawie w ramach umowy zawartej z Instytutem Solidarności i Męstwa im. Witolda Pileckiego. Również Narodowy Instytut Fryderyka Chopina powierzył firmie ArchiDoc skanowanie kolekcji rękopisów pochodzących z XVI – XIX w. oraz rzadkich druków muzycznych będących w zbiorach Biblioteki Gdańskiej, oddziału Polskiej Akademii Nauk. Natomiast w ramach współpracy z Uniwersytetem Warszawskim ArchiDoc digitalizuje cenną dokumentację z polskich badań archeologicznych w Afryce Północno-Wschodniej.

Coraz więcej instytucji zleca skanowanie swoich zasobów, ponieważ digitalizacja zabezpiecza dokumentację. Praca na elektronicznych obrazach dokumentów nie niszczy oryginałów i pozwala je zachować dla potomności, a z drugiej strony umożliwia szerokie udostępnianie i popularyzację lokalnego i narodowego dziedzictwa. To jednak dopiero pierwszy krok. O wiele większe wyzwania stoją przed sferą administracji pod względem nowoczesnych metod obsługi bieżących dokumentów – mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc.

Palące potrzeby administracji

O skali zapotrzebowania państwa polskiego na różne usługi związane z cyfryzacją i zarządzaniem dokumentami świadczy kontrakt ArchiDoc dla Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego. Spółka obsługuje korespondencję bieżącą Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym przychodzącą do GITD, którą pracownicy firmy codziennie odbierają ze skrytek pocztowych, ewidencjonują, skanują oraz wprowadzają dane osobowe z dokumentów do systemu informatycznego. Ponadto, ArchiDoc przejął i przetransportował ok. 7000 metrów bieżących dokumentów GITD do swojego magazynu archiwalnego. Dokumentacja została zarejestrowana w systemie ArchiDoc, dzięki czemu możliwe jest zarządzanie dokumentacją oraz udostępnianie w formie papierowej czy elektronicznej.

Również z usług w zakresie archiwizacji, przechowywania i udostępniania dokumentacji korzystają placówki ochrony zdrowia. Należy do nich Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu czy Górnośląskie Centrum Medyczne w Katowicach, jeden z największych szpitali uniwersyteckich w Polsce. Jest to o tyle wygodne, że okres przechowywania dokumentacji medycznej wynosi 20-30 lat a zasoby wytwarzanej dokumentacji przez podmioty medyczne wcale nie maleją. Pomimo wkraczającej cyfryzacji usług w ochronie zdrowia jak e-recepta, e-skierowanie czy też elektroniczna karta informacyjna leczenia szpitalnego, szpitale nadal muszą szereg dokumentacji prowadzić w formie papierowej. W ostatnim roku, ze względu na pandemię COVID-19, liczba hospitalizacji, głównie przypadków ciężkich, wzrosła lawinowo. Przełożyło się to na ogromny przyrost dokumentacji papierowej z historią leczenia każdego pacjenta.

Wprowadzenie nowoczesnych sposobów zarządzania dokumentami, w tym elektronicznego obiegu dokumentów, znacząco ułatwi i przyspieszy pracę urzędnikom. Poza tym, przyniesie sferze budżetowej realne oszczędności – wedle wyliczeń Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w 2015 r. było to ok. 20 groszy na sekundę. Wraz ze wzrostem skali używania EZD, rosną też oszczędności – podsumowuje Konrad Rochalski.

Cyfrowe dokumenty na horyzoncie

Choć na cyfryzację w Polsce od lat wydajemy miliardy złotych, pozycja papieru jest ciągle niezagrożona. Zgodnie z najnowszym raportem Komisji Europejskiej „eGovernment Benchmark 2020” nasz kraj osiągnął ocenę 65 proc. w kategorii gotowości pod względem technologii do używania elektronicznych dokumentów w administracji publicznej. To i tak sukces, bowiem w ciągu 2 lat poprawiliśmy ocenę o 8 punktów procentowych. Ale wciąż za mało – średnia unijna to 68,4 proc.

Cały czas trwa mozolna budowa państwowego programu do elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD RP). Pilotaż dla wybranych podmiotów ma zostać przeprowadzony w przyszłym roku. Dla wszystkich jednostek sfery budżetowej system zostanie otwarty od 2023 r. Tak przynajmniej mówi harmonogram. Do tego trzeba doliczyć czas wdrożenia w poszczególnych organizacjach.

Żeby system elektronicznego obiegu dokumentów działał i pracownicy mieli zdalny dostęp do pełnej kartoteki spraw, trzeba zasilić go cyfrowymi dokumentami. Takie akcyjne zasilenie jest możliwe dzięki wsparciu wyspecjalizowanego podmiotu, który w krótkim czasie zdigitalizuje niezbędne dokumenty. Przeprowadzenie tego procesu siłami własnymi urzędu to kolejne miesiące oczekiwania.

Wyspecjalizowanej firmie takiej jak ArchiDoc wdrożenie EZD opartego o platformę low-code służącą do automatyzacji procesów biznesowych, a więc rozwiązaniu, które zostało do tego zaprojektowane i nie wymaga tworzenia aplikacji od podstaw przez programistów, zajmuje ok. 3 miesięcy. Wszyscy znamy jednak przypadki, gdy wdrożenie przyjęło niepożądany kształt– mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc, spółki wyspecjalizowanej w przygotowywaniu rozwiązań z zakresu elektronicznego obiegu dokumentów. ArchiDoc został wyróżniony jako Partner Premium przez WEBCON za szczególne osiągnięcia w zakresie wspierania swoich klientów w cyfrowej transformacji.



Total
0
Shares
Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Artykuły na pokrewne tematy
więcej

UOKiK postawił zarzuty sieci Vectra

Prezes UOKiK Tomasz Chróstny postawił zarzuty operatorowi telewizji kablowej Vectra. Spółka wprowadziła jednostronnie klauzulę umożliwiającą podwyższenie opłaty za internet i telewizję, mimo że umowy nie zawierały odpowiedniej klauzuli modyfikacyjnej umożliwiającej takie działanie.
więcej

NFZ wprowadza księgę jakości obsługi klientów

Od 1 maja we wszystkich oddziałach Narodowego Funduszu Zdrowia zacznie obowiązywać nowy dokument – „Księga Jakości Obsługi Klientów Narodowego Funduszu Zdrowia”. W ub. tygodniu Dariusz Tereszkowski-Kamiński podpisał z up. Prezesa NFZ stosowne zarządzenie. Sprawdziliśmy więc co w tym dokumencie zostało zawarte.