Jak audytować roboty w procesach biurowych?

Coraz powszechniej wykorzystywana robotyzacja stwarza nowe możliwości biznesowe i poprawia efektywność, ale wiąże się również z nowymi zagrożeniami. W jaki sposób je identyfikować i im przeciwdziałać?

Obecnie praktycznie wszystkie sektory gospodarki inwestują w technologie robotyzacji procesów. Narzędzia RPA automatyzują ręczne i rutynowe działania (zgodne z jasnymi regułami), takie jak pobieranie rekordów czy przetwarzanie transakcji.

Robotyzacja nie jest zjawiskiem nowym, niemniej jednak następuje szybkie przyśpieszenie jej implementacji – koszty technologii stają się coraz niższe, a jej użytkowanie coraz bardziej przyjazne i efektywne.

Dzisiejsze innowacje w zakresie automatyzacji mają niezwykły potencjał transformacyjny zwiększający szybkość, efektywność, opłacalność, wydajność operacyjną, kontrolę i dokładność codziennych czynności biznesowych. Umożliwiają także generowanie bardziej jakościowych informacji, ułatwiając podejmowanie trafnych decyzji.

– Technologie RPA coraz powszechniej dają możliwość przetwarzania nieustrukturyzowanych danych oraz uczenia się na podstawie doświadczenia. Tym samym pozwalają automatyzować bardziej złożone procesy, które wymagają pewnego ludzkiego osądu, takiego jak realizacja zamówień czy onboarding nowych pracowników – mówi Robert Ćwiertnia, konsultant ds. robotyzacji procesów w Crowe.  

Kontrola procesów RPA

Odpowiednio przygotowany program robotyzacji niesie ze sobą szereg korzyści i stanowi o przewadze konkurencyjnej opartej na nowoczesnych technologiach i wysokiej efektywności procesowej. Stanowi on również stabilny system realizacji działań eliminujący ryzyko ludzkich pomyłek.

REKLAMA

– Robotyzacja procesów pozwala eliminować ryzyko błędu związanego z ludzką pracą, nie oznacza to jednak, że ryzyka zostały w całości wyeliminowane, zwłaszcza te związane z wykorzystaniem narzędzi informatycznych – mówi Robert Ćwiertnia z Crowe.  

Co zrobić, jeśli robot na skutek zmiany środowiska pracy zacznie popełniać błędy? Czy firma posiada odpowiednie procedury kontroli, które uchronią ją przed poważnymi konsekwencjami wynikającymi z błędnego procesowania danych osobowych? Jeśli z pracy odejdzie programista robotów to czy istnieje odpowiednia dokumentacja pozwalającą na płynne przejęcie nadzoru nad pracą robotów przez innego pracownika? To tylko niektóre sytuacje, na które powinna przygotować się każda firma wdrażająca RPA.

Aby zabezpieczyć się przed ryzykami związanymi z robotyzacją procesów warto w tym obszarze prowadzić działania kontrolne. Audyt wewnętrzny procesów robotyzacji pozwala, m.in. na wdrożenie efektywnych mierników kontroli zadań wykonywanych przez roboty software’owe oraz efektywniejsze wykorzystanie potencjału automatyzacji w organizacji – dodaje Robert Ćwiertnia z Crowe.

Jak przeprowadzić audyt RPA?

Audyt robotyzacji pomaga zbudować system kontroli pozwalający na ocenę czy roboty działają zgodnie z przyjętymi założeniami, realizują swoje zadania w sposób kompletny i dokładny oraz zapewniający integralność procesowanych danych. Weryfikuje również możliwości poprawy efektywności całego programu robotyzacji w firmie.

Audyt RPA powinien weryfikować zarządzanie ryzykiem i kontroli w zakresie finansów, bezpieczeństwa danych, compliance czy RODO w obszarach, gdzie wykorzystywane są roboty software’owe. Z drugiej strony jego celem jest optymalizacja automatyzowanych procesów i zwiększenie wartości generowanej przez zastosowanie robotów – mówi Robert Ćwiertnia.

Jeśli organizacja dopiero rozpoczyna program robotyzacji, audyt wewnętrzny RPA zapewni ocenę poprawności przyjętych założeń jeszcze w trakcie ich implementacji. W przypadku, kiedy firma już prowadzi zaawansowane programy automatyzacji, oceni skuteczność i spójność projektu z przyjętymi założeniami.

Niezależnie od tego, czy program robotyzacji dopiero się zaczyna, czy też działa od lat, audyt zweryfikuje czy jest on dobrze zaprojektowany i kontrolowany, gdyż w przeciwnym wypadku stanowić może istotne ryzyko w funkcjonowaniu organizacji – podsumowuje Robert Ćwiertnia z Crowe.

Biorąc pod uwagę już przynajmniej kilkuletnie funkcjonowanie robotów software’owych w wielu polskich firmach warto po tym czasie przyjrzeć się działającemu w firmie programowi robotyzacji. Czasami rutyna i naturalna awersja do zmian prowadzą do trudności w obiektywnej ocenie tego, czy działamy poprawnie i czy rzeczywiście przynosi to zamierzone efekty.

W takiej sytuacji warto skorzystać ze wsparcia niezależnego audytora i dostępnych na rynku narzędzi, które pozwolą na jednoznaczną ocenę czy prowadzone działania nie narażają nas na istotne zagrożenia oraz czy prowadzą nas ścieżką stabilnego i efektywnego wzrostu.

3 comments
  1. Interesujący temat.
    Tylko czy audytor wewnętrzny poradzi sobie z audytem oprogramowania? To musi być biegły z zewnątrz.

  2. To zupełna nowość i chyba trudne zagadnienie, badanie robota – chyba osób odpowiedzialnych za jego pracę?

  3. hej, bardzo bardzo ciekawy materiał, trochę kosmiczny 🙂 Jak sprawdzić czy robot się nie myli, nie popełnia błędów? sprawdzić jego kod i tyle.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *