Od dwóch lat obowiązuje w Polsce znowelizowany Kodeks Postępowania Administracyjnego, który nakłada na podmioty publiczne obowiązek wymiany korespondencji w postępowaniu administracyjnym drogą elektroniczna. Sieć Obywatelska Watchdog przeprowadziła badania wśród wszystkich Starostw Powiatowych w Polsce. I – jak się okazało – nie zawsze przepis ten jest przez urzędy respektowany.
Sieć Obywatelska przebadała 214 z 314 istniejących w Polsce Starostw Powiatowych. Zaledwie 25% z urzędów radzi sobie z obsługą ePUAP. Co ciekawe – 61 Starostw nie potrafiło lub nie chciało odpowiedzieć na wnioski o dostęp do informacji publicznej wysłane e-mailem. Ostatecznie na pytania Watchdog odpowiedziało 68% pytanych urzędów.
80% badanych urzędów ma wdrożonych EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów), ale aż w 91% jest to tylko wspomagająca forma zarządzania dokumentów. Tylko w 20 Starostwach EOD to główny kanał przesyłania dokumentów. To pokazuje, że w polskich urzędach nadal królują segregatory, teczki i sterty dokumentów na biurkach.
Wśród przebadanych urzędów, które mają wdrożony EOD, w 83% przypadków system jest kompatybilny z ePUAP. Jednak tylko w 66% urzędów nie ma problemów z wysyłaniem decyzji elektronicznych. Ale najciekawsze jest to, że tylko 25% urzędów to robi, realizując w ten sposób wymogi ustawy.
Dlaczego więc tak mało urzędów wykorzystuje EOD i ePUAP? Okazuje się, że najczęstszym powodem jest objętość plików oraz brak skanerów wielkoformatowych (27%). W 12% przypadków brak wysyłania decyzji elektronicznie spowodowana jest nieposiadaniem przez odbiorcę Elektronicznej Skrzynki Podawczej. 10% ankietowanych urzędów wskazało na awaryjność systemu ePUAP (najczęściej to zbyt wolne łącze internetowe wykorzystywane w urzędzie).
Zdaniem urzędników wprowadzenie obowiązku wykorzystywania ePUAP do komunikacji między urzędami przyniosło odwrotny skutek do zamierzonego. Zamiast zmniejszać w ten sposób koszty – podnosi je. Skanowanie wielostronicowych dokumentów jest czasochłonne, a godzinę pracy urzędnika trudno porównać z kosztem znaczka pocztowego – tłumaczą przedstawiciele urzędów. W wielu tez przypadkach króluje papier, bo ten przyjmuje pieczątki. A w niektórych urzędach stempluje się i parafuje nawet pojedyncze strony dokumentu wielostronicowego.
W odpowiedziach na zapytania o informację publiczną pojawiły się także takie odpowiedzi jak opór ze strony pracowników urzędu. Mimo szkoleń mają problemy z obsługą platformy. W Starostwie Powiatowym w Rzeszowie wprost przyznano, że niektórzy pracownicy są oporni na nowinki technologiczne.
Okazuje się, że tylko w niewielkiej części urzędów udaje się w pełni wykorzystywać system ePUAP. System raczej nie działa niż działa – jak zauważa Watchdog, a lista przeszkód w wykorzystaniu systemu przez same starostwa powiatowe jest dość długa.
