Poprawne funkcjonowanie firmy jest uzależnione od odpowiedniej komunikacji prowadzonej w przedsiębiorstwie. Wciąż jednak nowe osoby przychodzące do pracy, spotykają się ze starymi modelami komunikowania, a przełożony nie wyobraża sobie zmiany dotychczasowych nawyków. Z pewnością nie odbija się to pozytywnym echem na atmosferze w miejscu pracy. Czy dobra komunikacja ma wpływ na działanie firmy? Jak można ją osiągnąć?
Komunikacja — czym jest?
Zacznijmy od tego, czym właściwie jest komunikacja. Bez poznania jej podstawowych założeń, nie sposób zrozumieć, jakie znaczenie może mieć dla funkcjonowania firmy. Proces komunikacji opisał szczegółowo Roman Jakobson — rosyjski językoznawca. My nieco ogólniej przedstawiamy opracowany przez niego schemat komunikowania się, z wyszczególnieniem jego niezbędnych elementów.
Jak widać powyżej, do dokonania się aktu komunikacji niezbędni są nadawca i odbiorca, a więc osoba, która chce coś przekazać oraz ta, która chce to odebrać. Bez chęci odebrania komunikatu nie możemy mówić o komunikacji, raczej o monologu. Często taka sytuacja ma miejsce właśnie w firmach, gdy pracownicy nie są zaangażowani w rozmowę. Jednostronne porozumiewanie się, może być efektem braku chęci do komunikowania się uczestników lub narzucania komuś czyjejś woli — w sytuacji, gdy przełożony wykrzykuje zadania i terminy ich realizacji. Nie możemy mówić wtedy o akcie komunikacji.
Czy rzeczywiście jest niezbędna?
Według specjalistów od komunikacji to właśnie od niej i umiejętności jej prowadzenia, zależy skuteczność działań prowadzonych w firmie. Bez odpowiedniej komunikacji firma nie ma szans na sukces, to od niej zależna jest jakość wykonywanej pracy, a także sposób postrzegania firmy na rynku. Pociąga to zatem za sobą profity finansowe i wizerunkowe.
Czego można uniknąć w pracy dzięki odpowiednio prowadzonej komunikacji? Przede wszystkim nieporozumień i niedomówień. Odpowiednie porozumiewanie się pracowników zarówno ze sobą, jak i z przełożonymi pozwoli na sprawniejszą realizację zadań i celów. Nie sposób nie rozmawiać w pracy o tym, czym się zajmujemy. Niestety istnieje kilka czynników, które negatywnie wpływają na firmową komunikację, jest to np. ograniczony czas, niechęć dzielenia się informacjami czy nawet brak sympatii do konkretnych osób. To właśnie rozmowa, omawianie planów i celów firmy, otwarta dyskusja, burza mózgów mogą okazać się sukcesem dla przedsiębiorstwa i nie tylko zwiększyć wyniki produktywności, lecz także poprawić atmosferę pracy.
Co można zmienić?
Najważniejsza jest zmiana sposobu prowadzenia rozmowy — z monologu na dialog. Tylko dwustronny komunikat może przynieść jakikolwiek skutek. Drugą zmianą powinien być sposób informowania pracowników, o tym, co dzieje się w firmie. Uważane jest, że informowanie pracowników o podejmowanych decyzjach, organizacji pracy i sprawach bieżących, pozwala im identyfikować się z firmą oraz zbudować większą lojalność i zaufanie.
Wiele narzędzi zostało stworzonych właśnie w celu prowadzenia sprawnej komunikacji w przedsiębiorstwie. Dostępne są zarówno metody tradycyjne tj. zebrania, dyskusje, rozmowy bezpośrednie, czyli tzw. komunikowanie się face to face, jak i te wykorzystujące nowe technologie: rozmowy telefoniczne, maile, czaty, rozmowy wideo. Co ciekawe według danych z raportu STATE OF THE SECTOR 2017, aż 73% badanych uważa, że najbardziej skuteczna jest komunikacja bezpośrednia, czyli wykorzystująca metody tradycyjne. Co jednak robić, kiedy spotkanie twarzą w twarz nie jest możliwe?
A może jednak online?
Obecny model pracy wygląda całkiem inaczej niż jeszcze 10/15 lat temu. Pracownicy są rozproszeni po świecie, często pracują w innym kraju czy mieście, preferują pracę zdalną, są znacznie bardziej mobilni. Jednak przez to nie pojawiają się na spotkaniach i zebraniach osobiście, a wirtualnie. Nowe technologie wspierają taki model komunikacji w firmie — tak powstało nowoczesne rozwiązanie biznesowe Cisco Webex. Światowy lider IT — firma Cisco połączyła tradycyjny sposób organizacji pracy z komunikacją online. Platforma to wirtualne środowisko komunikacji w firmie. Umożliwia organizację spotkań online, wymianę dokumentów, udostępnianie ekranów oraz notatek w czasie internetowych zebrań. Korzystając z platformy, nie ogranicza nas miejsce, w którym mają znaleźć się jego uczestnicy, potrzebny jest jedynie dostęp do internetu.
Cisco Webex to profesjonalne narzędzie, dzięki któremu niezależnie od urządzenia oraz systemu operacyjnego, z którego korzystamy, możemy brać udział w zebraniu. Funkcje dostępne na platformie pozwalają przeprowadzać spotkania, sprawniej i bardziej efektywnie niż dotąd. — mówi Arkadiusz Rosiak, Presales Team Manager w Innergo Systems — polskiego integratora rozwiązań telekomunikacyjnych i teleinformatycznych.
Dostosowanie usługi do potrzeb współczesnych firm, usprawnia komunikację przedsiębiorstwa i pozwala na sprawną wymianę treści. Praca zespołowa jest znacznie prostsza, gdyż każdy zyskuje równy dostęp do informacji. W dobie, gdy praca zdalna jest niekiedy koniecznością, korzystanie z wirtualnego środowiska do komunikacji firmowej, pozwala uniknąć komplikacji i opóźnień. Skuteczna, nowoczesna, szybka — taka powinna być komunikacja firmowa na miarę obecnych czasów.
