Zaloguj się na konto

Jako zarejestrowany użytkownik masz dostęp do dodatkowych materiałów: nagrań video, recenzji, analiz oraz raportów.

Słownik branżowy

routing połączeń

Wyznaczanie trasy i wysłanie nią połączeń telefonicznych. Koordynacją trasy połączeń zarządza urządzenie węzłowe, w którym kształtowany jest ruch sieciowy, nazywane jest routerem – jego rolę może pełnić np. komputer stacjonarny czy oddzielne dedykowane urządzenie.

5 wskazówek: Jak wybrać odpowiedni system workflow?

Elektroniczny obieg dokumentów znajduje zastosowanie w wielu różnych obszarach działania firmy. Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania, aby optymalnie wykorzystać jego funkcjonalności?

Elektroniczny obieg dokumentów znajduje zastosowanie w wielu różnych obszarach działania firmy. Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania, aby optymalnie wykorzystać jego funkcjonalności?

Dopasowanie do potrzeb 

Na rynku jest dostępnych bardzo wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów, także w wersji pudełkowej. Jednak nie każde rozwiązanie sprawdzi się w przypadku każdej firmy. Przy wyborze systemu warto pamiętać, że to oprogramowanie powinno dać się dostosować do potrzeb organizacji, nie odwrotnie. 

Szczególnie w większych firmach niektóre procesy są na tyle skomplikowane i rozbudowane, że gotowe rozwiązania workflow nie zawsze będą w stanie sprostać oczekiwaniom biznesu. Doskonałym przykładem jest obieg faktury kosztowej, który może składać się z wielu etapów i wymagać zaangażowania pracowników z różnych szczebli struktury organizacyjnej. W takich przypadkach kluczowe jest dokładne odwzorowanie procesu w systemie. 

Co prawda niektóre gotowe rozwiązania posiadają bardzo rozbudowane funkcjonalności, jednak mimo to nie zawsze będą to funkcje, które są potrzebne w przypadku danej firmy. 

Możliwość rozwoju

Każda organizacja się zmienia, rozwija, dostosowuje do ewoluującego otoczenia biznesowego. System elektronicznego obiegu dokumentu powinien podążać w tym procesie równolegle z firmą i umożliwiać elastyczną modyfikację funkcjonalności i zastosowań, zgodnie z aktualnymi potrzebami. To co sprawdza się w organizacji dzisiaj, za 2 lata może wymagać dużej zmiany.  

Firma, która wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów w obszarze HR, np. do obiegu wniosków urlopowych lub innych dokumentów kadrowych, z czasem może odczuć potrzebę zastosowania takiego rozwiązania także w innych działach. Dobrze dobrany system powinien umożliwiać bezproblemowe wprowadzenie takiej zmiany. 

Krótki czas wdrożenia

Decyzja o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów zapada najczęściej wtedy, kiedy biznes odczuwa już bardzo dużą potrzebę usprawnienia obiegu informacji. Tym samym firma oczekuje jak najszybszego uruchomienia rozwiązania. 

Czas wdrożenia rozbudowanych i szytych na miarę systemów może być bardzo rozciągnięty w czasie. Na rynku są jednak dostępne rozwiązania, które bazują na metodologii RAD (Rapid Application Development), umożliwiającej znaczne skrócenie zarówno procesu implementacji aplikacji, jak i jej późniejszej modyfikacji. Pozwala to dostosowywać oprogramowanie do potrzeb firmy i wprowadzać zmiany także bez konieczności uruchamiania prac programistycznych i angażowania działu IT. W takim modelu część modyfikacji może wykonać samodzielnie użytkownik systemu, np. dodanie nowej kategorii dokumentu lub dodatkowego kroku w procesie. Niektóre zmiany nie wymagają prowadzenia testów i są widoczne w systemie od razu. 

Łatwa integracja z innymi systemami

Większość firm wdrażających workflow wykorzystuje co najmniej kilka różnych systemów informatycznych: ERP, CRM[1], oprogramowanie finansowo – księgowe czy wspierające procesy HR. Integracja, pozwalająca na wymianę danych pomiędzy aplikacjami, to jedna z podstawowych funkcji rozwiązań z obszaru elektronicznego obiegu dokumentów. Nie zawsze jednak taka integracja jest łatwa do zrealizowania i uwzględnia specyficzne uwarunkowania organizacji. Taki problem może wystąpić np. w przypadku grup kapitałowych, które chcą korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów z poziomu jednej, centralnej platformy. 

Podczas wdrażania workflow warto zwrócić uwagę na elastyczność i łatwość procesu integracji. Istotna dla firmy może być możliwość dokonania zmian w krótkim czasie.  

Koszt to nie tylko zakup licencji

Sam zakup oprogramowania to nie cała inwestycja potrzebna do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Już przy wyborze rozwiązania warto uwzględnić także koszt wdrożenia i późniejszych modyfikacji systemu. W przypadku skomplikowanych procesów lub dużej częstotliwości wprowadzania zmian może okazać się, że obsługa oprogramowania będzie dużo kosztowniejsza niż jego zakup.  

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów producenci systemów oferują funkcjonalności ułatwiające ich implementację i bieżącą obsługę. Na rynku są dostępne rozwiązania zawierające np.  graficzne kreatory procesów biznesowych, co umożliwia ich odwzorowanie w aplikacji bez konieczności kodowania. W długim okresie czasu koszt takiego systemu może okazać się dużo niższy niż aplikacji, w której każda czynność wymaga angażowania programistów. 

Adam Kubat, head of IT systems ArchiDoc, Grupa OEX

Słownik
1. CRM. inaczej Customer Relationship Management – system informatyczny, którego zadaniem jest automatyzacja oraz wspomaganie procesów na styku klient-organizacja w zakresie pozyskania…
Total
0
Shares
Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Artykuły na pokrewne tematy
Czytaj więcej

Zróbmy coś dla branży

Odkąd pamiętam – każdy z nas powtarza, że chciałby wiedzieć przynajmniej tyle, ile wie konkurencja. W kółko powtarzamy jak istotne jest dzielenie się wiedzą. Ciągle też słyszymy, że my w Polsce, nie mamy zwyczaju dzielenia się wiedzą, bo konkurencja nie śpi. Problem polega jednak na tym, że takie myślenie po pierwsze – jest błędne, a po drugie – nie przystoi już tak stabilnemu i rozwiniętemu rynkowi contact centr w Polsce.
Czytaj więcej

Oskar trafił do call center

Podczas gdy my świętujemy przyznanie statuetki Oskara „Idzie” i jednocześnie czujemy wielkie rozczarowanie, że kolejna statuetka nie trafiła do twórców filmu „Nasza Klątwa” lub „Joanna” – ja się cieszę.
Czytaj więcej

Czy firma może wykorzystać aktywność pracowników w kanałach social media?

Przepisy prawa pracy nie zawsze nadążają za dynamicznie zmieniającą się dzięki technologii rzeczywistością. W polskich przepisach brakuje szczególnych uregulowań, które określałyby zasady korzystania z portali społecznościowych przez pracowników, na przykład w zakresie dzielenia się informacjami o pracodawcy lub wykonywanej pracy. Brak ustawowej regulacji nie oznacza jednak, że pracodawca nie może w żaden sposób wpływać na aktywność pracowników w kanałach społecznościowych. Czego może on wymagać, a czego zabronić pracownikowi w kontekście jego aktywności w social media?