Connect with us

Zwinność na wynos, czyli jak wdrożyć Agile na dużą skalę?

PORADNIKI

Zwinność na wynos, czyli jak wdrożyć Agile na dużą skalę?

Zwinność w biznesie to dzisiaj już nie opcja, ale konieczność. By podnieść efektywność pracy, w duchu Agile mają działać nie tylko same zespoły, ale także ci, którzy korzystają z ich usług. A to z kolei rodzi nowe pytania: jak skalować Agile i jak włączać do zwinnej współpracy klientów? Odpowiedzi mają konsultanci Capgemini.

Gdy w roku 2017 firma Version One przeprowadziła wśród praktykujących agile ankietę State of Agile, aż 83% ankietowanych przyznało, że zwinne zespoły działają efektywniej. Dzięki temu zwiększają swoją wydajność, usprawniają zarządzanie zmieniającymi się priorytetami i przyspieszają terminy dostarczania produktów.

Mimo tych benefitów niewiele firm potrafi rozszerzyć zwinną współpracę na całą organizację oraz na otoczenie firmy, czyli wdrożyć w praktyce Scaled Agile Framework. Wśród tych, które to potrafią, jest Capgemini.

Dlaczego właśnie oni? Bo sukcesy udanych projektów Agile@scale opierają na organicznym podejściu do wdrażania, a przede wszystkim na tworzeniu i konsolidacji wspólnie z klientem kultury, która sprzyja zaufaniu, odpowiedzialności, autonomii, dążeniu do doskonałości i ciągłemu nadawaniu swojej pracy znaczenia. A to przekłada się na efekty.

Framework dla konsultantów

Zespoły w placówkach firmy na całym świecie realizują zwinne projekty, dzięki czemu zgromadziły wiele praktycznych doświadczeń we współpracy z klientami. Capgemini Agile Framework zbiera wszystkie te doświadczenia i wprowadza je do codziennej pracy.

– Istnieją dobre praktyki, które sprawdzają się lepiej niż inne. Scrum ewoluuje samoistnie, ale widzimy, że co roku pojawiają się nowe metody i nowe tendencje, dlatego jako ramy chcemy uchwycić te doświadczenia i usprawnić skalowanie podejścia agile w organizacjach. Capgemini podąża za Agile i zachęca do zwinności swoich klientów. Potrzeby ich konsumentów zmieniają się często i w każdej chwili może dojść do przełomowych zmian. – Stijn Follet, Agile Coach w Capgemini Belgium

Stijn Follet jest współzałożycielem Agile Rocket Training Program, którego celem jest rozwijać i doskonalić podejście zwinne w organizacjach współpracujących z Capgemini.

Wrocławski zespół Capgemini jest częścią dużego projektu, realizowanego dla jednego z największych wystawców kart kredytowych w USA, który wdraża nowoczesną platformę, bazującą na bezpiecznej technologii. Ok. 50 osób po stronie Capgemini w Polsce, kilkaset u innych dostawców oraz u klienta.
Jak to skoordynować? Od czego zacząć? To pytania, z którymi mierzy się nie tylko zespół z Wrocławia, bo niemal wszędzie dużą trudnością dla zewnętrznych konsultantów jest praca w rozproszonych zespołach oraz utrudniony dostęp do tych osób po stronie klienta, które będą używały tworzonego produktu. Łukasz Stilger, Scrum Master z wieloletnim doświadczeniem w prowadzeniu projektów tłumaczy:

– Klient to zbiór interesariuszy. Istotne jest, kto ma być obsłużony za pomocą naszego rozwiązania. To, co nam pomaga w projektowaniu oprogramowania, to tworzenie person i myślenie jak użytkownik. Przyświeca nam przede wszystkim cel, jakim jest użyteczność oraz prostota. Na pewno pomaga nowocześnie opracowany design. I oczywiście zwinne ramy współpracy. Łukasz Stilger, Project Manager oraz Agile Facilitator w Capgemini Polska

Nauka zwinności przy robieniu pizzy

Udany początek prac i umiejętność reagowania na różne przeciwności w projekcie – to najczęstsze wyznaczniki dobrej współpracy. Dobra współpraca jest często definiowana udanym początkiem prac, a także umiejętnością reagowania na różne przeciwności projektowe. Jak wprowadzić nowego klienta? Najlepsze rozwiązanie to warsztaty projektowe, na których zespół razem z klientem wizualizuje procesy i przejścia, dzieląc je na małe kroki i precyzując rolę i zadania każdej ze stron. W trakcie warsztatów bardzo pomagają metafory.

– Ostatnio robiliśmy to w formie Kanban Pizzy, czyli metaforycznego procesu wspólnego robienia oprogramowania. Takie działanie z klientem się sprawdza i wprowadza dobrą „higienę” współpracy. – Łukasz Stilger, Project Manager oraz Agile Facilitator w Capgemini Polska

Uczestnictwo w zwinnym projekcie wymaga od klientów systematyczności i odpowiedzialności. Czasami największym wyzwaniem jest zmiana nastawienia klientów i uświadomienie im, że ścisła współpraca z zespołem przynosi korzyści.

– Nawiguje nas scrum i jego trzy filary: transparentność, regularna inspekcja (codzienna, tygodniowa i kwartalna) i adaptacja, kiedy podejmujemy decyzje. Ważne są też systematyczne spotkania. Zdarzenia, w których uczestniczy klient, to zwykle: sprint planning (planowanie sprintu, czyli krótkiej jednostki czasu, wynoszącej zwykle dwa tygodnie) i sprint review, czyli podsumowanie i przegląd rezultatów pracy. W przypadku, gdy klient nie uczestniczy w spotkaniach z zespołem lub nie wspiera go na co dzień, pojawia się dystans i bariery we współpracy, a w ślad za nimi ‒ nieporozumienia. – Łukasz Stilger, Project Manager oraz Agile Facilitator w Capgemini Polska

Z doświadczenia Tomasza Stępnika wynika, że wszystkie problemy, które występują w typowym środowisku zwinnym, pojawiają się także w przypadku Agile@Scale, tyle że ze spotęgowanym efektem. Dlatego dobór właściwego narzędzia (czyli frameworku) stanowi kamień węgielny projektu.

– W naszym przypadku zastosowany jest Scaled Agile Framework (SAFe), który z perspektywy mniejszych projektów generuje pewien nadmiar organizacyjny, lecz z punktu widzenia naprawdę dużych projektów, tworzonych w modelu multi-vendor, jest lepszym rozwiązaniem. Wynika to z faktu, że pewne procesy są już tam zdefiniowane od samego początku i nowe zespoły nie muszą na nowo odkrywać metod współpracy.. Ma to duże znaczenie w przypadku wielu dostawców pracujących wspólnie dla jednego klienta. – Tomasz Stępnik, Scrum Master w Capgemini Polska

Transparentność w praktyce

Jednym z filarów scruma, frameworku opartym na wartościach, jest otwartość. Dlatego ważne jest, by każdy problem od razu przedstawić klientowi, a nawet zaangażować go w szukanie rozwiązania. Taka transparentność bardzo sprzyja współpracy, choć oczywiście i tu zdarzają się nieporozumienia. Transparentność w praktyce nie jest prosta, ale warto o nią walczyć.

– Problematyczne bywają właściwe zrozumienie specyfikacji czy wyjście poza ramy kontraktu. Wtedy wspólnie szukamy rozwiązania, na przykład negocjując zakres prac lub ich cenę. To, co powinno się zrobić, to od początku antycypować problemy, zgodnie z zasadą „fail fast”, wczesnego popełnienia błędu i wyciągnięcia wniosków, czyli eksperymentowania. Zorganizowaliśmy pilnie spotkanie kick off, w czasie którego potencjalne problemy zostały przedstawione klientowi, w duchu odważnego podejścia „bierzemy to na klatę”. – Łukasz Stilger, Project Manager oraz Agile Facilitator w Capgemini Polska

Skutek? Spotkanie nie należało do najprzyjemniejszych, ale było konieczne, aby klient też się zaangażował. Czasem trzeba podać gorzką pigułkę.

– Efekt był taki, że tak dopracowaliśmy współpracę w zespole i dzięki temu był to jeden z najlepszych projektów wdrożeniowych, w jakim uczestniczyłem. – Łukasz Stilger, Project Manager oraz Agile Facilitator w Capgemini Polska

Samodoskonalący się zespół

Produktem ubocznym zwinnych praktyk jest scalony i coraz lepszy zespół.

– Masz zespół inteligentnych ludzi i powinieneś go motywować, i pozwolić ludziom myśleć o nowych rozwiązaniach. Efektem ma być zespół grający razem, jako jedna drużyna. Nawet, gdy jego członkowie nie przebywają fizycznie w jednym pomieszczeniu. Wtedy szczególnie ważna staje się komunikacja. – Stijn Follet, Agile Coach w Capgemini Belgium

To, co pomaga w zwinnym prowadzeniu projektów w rozproszonych zespołach, to na pewno częste wizyty, dobre narzędzia komunikacji i wspólne narzędzia deweloperskie (do tworzenia kodu).

– Aspekt komunikacji podczas realizowania projektów jest niedoceniany. Musimy się często widzieć, najlepiej twarzą w twarz. Warto zadawać klientowi pytanie: „czy możemy popracować u Was w biurze?”. Z drugiej strony unikamy bezproduktywnych meetingów, półgodzinnych dyskusji i omawiania wszystkich zmian. – Łukasz Stilger, Project Manager oraz Agile Facilitator w Capgemini Polska

W rozproszonym środowisku pracuje Tomasz Stępnik.

– Największą trudnością jest komunikacja pomiędzy tak dużą liczbą zespołów. Nie ułatwiają jej lokalizacje zespołów na trzech kontynentach, strefy czasowe oraz różnice kulturowe. – Tomasz Stępnik, Scrum Master w Capgemini Polska

Jednak to, co na początku wydawało się być problemem, z biegiem czasu zostało w pewnym stopniu wykorzystane w sensie pozytywnym.

– Przy odpowiednim dobraniu sposobów komunikacji i metod organizacji pracy cztery strefy czasowe mogą stać się bardzo pomocne, ponieważ proces produkcyjny trwa wtedy prawie całą dobę. Różnice kulturowe, natomiast, przy właściwym zbudowaniu zespołów i doborze zadań, mogą doprowadzić do efektu synergii. Jest jeszcze jeden ważny aspekt charakterystyczny dla praktycznie wszystkich dużych projektów – zależności pomiędzy zespołami. Nie da się tego uniknąć, ale z biegiem czasu właściwie ułożona współpraca na linii zespół – biznes skutkuje lepszą jakością tworzonych wymagań. – Tomasz Stępnik, Scrum Master w Capgemini Polska

W zwinnych zespołach poza komunikacją bardzo dużą rolę odgrywa szacunek dla ludzi, których potrzeby muszą być respektowane. Czuwa nad tym m.in. Scrum Master. Łukasz Stilger wspomina sytuację, kiedy w trakcie spotkań padła sugestia od klienta, że zespół będzie musiał pracować w weekendy i dni wolne.

– Przez taki komunikat tracisz motywację zespołu. W spornych sytuacjach trzeba rozdzielić problemy techniczne i biznesowe. Trzeba znaleźć rozwiązanie oparte na dialogu, które pasuje wszystkim, ale zawsze w duchu chronienia zespołu. – Łukasz Stilger, Project Manager oraz Agile Facilitator w Capgemini Polska

W agile ludzie mają pierwszeństwo przed procesami. Celem jest scalony zespół.

– Jest to zespół, w którym mam poczucie, że mogę przyjść z własnymi rozwiązaniami. Gdzie jestem ceniony jako osoba i ponieważ tak jest, to jestem zmotywowany i pracuję w sposób optymalny, używając swojego mózgu i kreatywności. – Stijn Follet, Agile Coach w Capgemini Belgium

Metodyczne wprowadzanie nowego klienta, otwarte i szybkie informowanie o problemach, dobra, oparta na szacunku komunikacja w zespole. To 3 najlepsze sposoby na wdrożenie agile@scale, sprawdzone w praktyce przez zespoły Capgemini.

Redakcja

CCNEWS.pl to jedyny specjalistyczny newsowo-publicystyczny wortal internetowy w Polsce w całości poświęcony zagadnieniom związanym z obsługą klienta, customer services, omnichannel, customer experience i technologiom wykorzystywanym przez centra obsługi klienta. Informuje, edukuje i komentuje aktualne trendy i wydarzenia na Polskim rynku CC. Od 14 lat dostarcza wartościową wiedzę o polskim rynku CC i BPO. Zdaniem niezależnych instytutów badawczych: Instytut Monitorowania Mediów oraz Press Service Monitoring Mediów jesteśmy najchętniej czytanym i najbardziej angażującym swoich czytelników portalem branżowym (branży customer care) w Polsce.

Skomentuj

POPULARNE