Systemy BPM w działach HR: automatyzacja procesów, nie ludzi

Podstawową zaletą dobrych systemów klasy BPM jest to, że mogą one przełożyć dowolny proces na obieg zadań i informacji, a tym samym na aplikację biznesową. To oznacza, że jedna platforma wspiera dział HR w pełnej obsłudze cyklu zatrudnienia pracownika i może być pomocna na wszystkich etapach kontaktu z nim, począwszy od procesu rekrutacyjnego przez onboarding, aż po codzienne zarządzanie podwładnym (także tym wykonującym swoją pracę zdalnie) i obsługę jego planu emerytalnego.

– Wdrożenie systemu klasy BPM pozwala nie tylko usprawnić procesy biznesowe w firmie, ale również umożliwia zdjęcie z barków pracowników szeregu uciążliwych, powtarzalnych obowiązków, dzięki czemu mogą oni wykorzystać swój potencjał na realizację ambitniejszych zadań, co znacząco wpływa na poziom ich motywacji i satysfakcję z wykonywanej pracy – przekonuje Łukasz Wróbel, Chief Business Development Officer, SVP w WEBCON.

Prześledźmy kilka obszarów, w których zastosowanie systemów BPM sprawdzi się idealnie.

Rekrutacja

Jednym z wyznaczników skutecznej rekrutacji w dobie rynku pracownika jest błyskawiczna reakcja na spływające CV i aplikacje. Pozwala to na szybki dobór interesujących nas kandydatów i zaproszenie ich na rozmowę kwalifikacyjną, zanim zrobi to konkurencja. W praktyce często jednak działy HR nie panują nad liczbą zgłoszeń, nie wiedzą, z którymi kandydatami kontaktowali się i po jakim czasie, a ilu jeszcze czeka na odpowiedź. W takich sytuacjach odpowiednia platforma do zarządzania procesami biznesowymi okazuje się być na wagę złota. Dzięki niej można na bieżąco rejestrować wszystkie napływające dokumenty, automatycznie przypisując je do konkretnych rekruterów odpowiedzialnych za ich weryfikację i kontakt z kandydatem. Wszystko to dzieje się w ramach ustalonych z góry ram czasowych, a jeśli następuje opóźnienie, system BPM uruchamia mechanizm eskalacyjny, który nie pozwala, by sytuacja wymknęła się spod kontroli.

Wdrożenie (Onboarding)

W momencie podjęcia decyzji o wyborze konkretnego kandydata inicjowanych jest wiele procesów, które wykraczają poza kompetencje działu HR, choć są przez niego koordynowane. Odpowiednia aplikacja biznesowa zadba o to, by czynności wykonywane przez różne działy przebiegały płynnie, a nowy pracownik mógł pracować efektywnie już od pierwszego dnia. System zaplanuje odpowiednio wcześniej przygotowanie umowy zgodnie z właściwym szablonem, uzyskanie potrzebnych akceptacji, przypomni o konieczności przygotowania stanowiska pracy, założeniu konta poczty e-mail, czy o zamówieniu odpowiednich narzędzi. Będzie też automatycznie weryfikował status realizacji poszczególnych zadań.

Urlop

Kwestie odpowiedniego przygotowania terminarza urlopów i delegacji obowiązków na czas wakacji często spędzają sen z powiek przedsiębiorcom, zwłaszcza tym, którzy kierują wieloosobowym personelem. Tymczasem dzięki wdrożeniu systemu do zarządzania procesami biznesowymi ten obieg może przebiegać płynnie i bezproblemowo. Bardzo praktycznym rozwiązaniem, na które pozwala platforma klasy BPM jest umożliwienie pracownikowi złożenia wniosku urlopowego poprzez odpowiedni formularz. Jednym z obligatoryjnych kroków do wypełnienia jest wyznaczenie zastępców, którzy przejmą jego obowiązki na czas nieobecności. Dopiero, gdy zastępcy wyrażą zgodę na przyjęcie tych zadań, wniosek o urlop zostaje rozpatrzony pozytywnie. Dzięki temu, na każdym etapie wiadomo, jakie zadania należy przekazać, kto je przejmie, w jakim zakresie i na jak długo.

Nieobecności i choroby

Niezautomatyzowany proces rejestracji obecności należy do zadań trudnych, a gdy dotyka firmy międzynarodowe, które rekrutują pracowników na całym świecie urasta do rangi prawdziwego wyzwania. Przed takim właśnie sprawdzianem z efektywności stanęła ADAMA Deutschland GmbH – światowy lider w dziedzinie produkcji środków ochrony roślin. To firma zatrudniająca setki osób w różnych krajach, co pociąga za sobą konieczność dostosowania warunków zatrudnienia do lokalnych regulacji prawnych. Zarządzanie kalendarzem nieobecności i świąt narodowych przy tak rozbudowanym zbiorze danych powodowało duże trudności. Wdrożenie w firmie platformy klasy BPM pozwoliło ustandaryzować i zautomatyzować te czynności, dzięki czemu pracownicy mogli poświęcić swój czas i umiejętności na bardziej kreatywne zadania.

Nowoczesne technologie kluczem do sukcesu

Postępująca globalizacja na rynku pracy i wynikające z niej konsekwencje: ekonomia współdzielenia, uberyzacja zatrudnienia czy offshoring i związana z nim rekrutacja pracowników z różnych krajów świata stawiają przed specjalistami ds. HR zupełnie nowe wyzwania. Z pomocą w ich sprostaniu przychodzi cyfrowa transformacja i wykorzystanie nowych technologii, w tym systemów do zarządzania procesami biznesowymi. Ich wdrożenie pozwala na optymalizację działań, zwiększa innowacyjność firmy, umożliwia sprawne zarządzanie zmianą, a przede wszystkim jest wyrazem dbałości o najważniejszy kapitał każdego przedsiębiorstwa, czyli pracowników.

Praca ustandaryzowana dzięki systemom BPM działającym w oparciu o technologię RAD (Rapid Application Development) ułatwia codzienne funkcjonowanie wszystkim zatrudnionym w firmie; szczególnie wdzięczne zaś z jej wprowadzenia są departamenty IT. Centralizacja procesów, a także łatwość zarządzania i wprowadzania zmian w aplikacjach biznesowych sprawia, że członkowie zespołów IT mogą swobodnie planować urlopy czy zastępować się podczas nieobecności, słowem: trzymać pieczę nad swoimi zadaniami i dostarczać biznesowi rozwiązań, których aktualnie potrzebuje, nie rezygnując jednocześnie z życia prywatnego. Jest to niezbędny krok do osiągnięcia satysfakcji zawodowej, bez której przyciągnięcie i zatrzymanie pracowników z branży IT w dzisiejszych czasach jest nierealne.