Już wkrótce zacznie być stosowane RODO, czyli europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Od 25 maja tego roku, chcąc przetwarzać jakiekolwiek dane osobowe swoich klientów, będziesz potrzebować ich zgody – nawet, jeśli udzielili ci jej już wcześniej, ale udzielona zgoda nie spełnia warunków określonych w ustawie o RODO. Ile jednak musiałaby trwać cała procedura, gdyby twoi konsultanci mieli prosić o zgodę każdego klienta z osobna? Na szczęście jest prostsze rozwiązanie. Z pomocą przychodzi POLA – wirtualna konsultantka telefoniczna, która obdzwoni twoich klientów i poprosi ich o potwierdzenie niezbędnych zgód.
Jedna POLA – tysiące rozmów
POLA to całkowicie samodzielny robot stworzony przez Voicetel Communications. Prowadzi telefoniczny dialog z człowiekiem i dostosowuje się do kontekstu rozmowy. Potrafi obdzwonić jednocześnie tysiące klientów w czasie nieosiągalnym dla najbardziej sprawnych konsultantów contact center[1]! Nawet sztab specjalistów nie byłby w stanie pochwalić się możliwością przeprowadzenia 20 000 rozmów na godzinę. POLA zrobi to bez problemu.
– Oczekiwanie, że grupa konsultantów telefonicznych skontaktuje się ze wszystkimi klientami w firmy, szczególnie gdy mamy do czynienia z firmami telekomunikacyjnymi czy bankami, do 25 maja jest po prostu nierealna. Nie wyobrażam sobie sytuacji, gdy bank posiadający 500 stanowisk konsultantów telefonicznych nagle wstrzymałby odbieranie telefonów, by całą swoją siłę przekierować na połączenia wychodzące. – mówi Karol Bancerz, wydawca branżowego portalu ccnews.pl
– Robot POLA jest cierpliwy – może dzwonić wiele razy, jeśli dana osoba nie odbiera telefonu. Prędzej czy później otrzymasz więc zgodę – lub jej odmowę – na przetwarzanie danych osobowych klientów. Niezależnie od wyniku rozmowy, POLA pozwoli ci szybko i skutecznie uporać się z – nie ukrywajmy – niewygodą, jaką jest zdobywanie, niekiedy kolejny raz, niemal takich samych zgód od tysięcy osób. – mówi Dawid Wójcicki, prezes zarządu firmy Voicetel Communications, dostawca POLI.
Jak działa POLA?
Gdy klient odbierze połączenie od POLI, na pierwszym etapie rozmowy usłyszy nagranie lektora, które ma przygotować go do kilkuminutowej konwersacji z robotem. POLA – tak jak każdy konsultant – przedstawi się, poinformuje klienta, jaką firmę reprezentuje, w jakim celu dzwoni oraz w razie potrzeby, odpowie na pytania dotyczące RODO.
– Większość z nas słyszała o tym rozporządzeniu, ale nie dla każdego jest ono zrozumiałe… – chyba wszyscy się z tym zgodzimy – komentuje Wójcicki.
Na drugim etapie rozmowy POLA wykorzystuje syntezę mowy i zadaje twojemu klientowi konkretne pytania, prosząc o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Wirtualna asystentka upewnia się też, że twoja firma będzie mogła w przyszłości telefonicznie kontaktować się z klientem w celach handlowych i marketingowych. – Rozmowa trwa tylko kilka minut, klient odpowiada na proste pytania „tak/nie”, a ty wywiązujesz się z ustawowego obowiązku, oszczędzając czas i pieniądze. Ponadto, tak jak w przypadku rozmowy z człowiekiem, twój klient może poprosić POLĘ o kontakt w innym terminie – to nie będzie dla niej problemem. – mówi prezes Voicetel Communications.
POLA – taniej i lepiej niż człowiek
Skoro była mowa o oszczędnościach – POLA jest cztery razy tańsza niż zwykły konsultant, a ponadto jest o wiele bardziej skuteczna i wolna od typowo ludzkich słabości. Nie popełnia błędów i pracuje bez przerwy. Zleceniodawca, dzięki internetowemu panelowi może na bieżąco śledzić jej postępy i mieć wgląd w statystyki udzielonych zgód. Co więcej, wszystkie rozmowy są nagrywane – ich zapisy stanowią potwierdzenie wyrażonej przez klientów zgody.
– Aby skorzystać z narzędzia jakim jest POLA wystarczy wypełnić formularz na stronie www.pola.ai. W ciągu kilku godzin każdy klient otrzyma gotową wycenę, która zależeć będzie tylko od ilości kontaktów, jakie robot musi wydzwonić – mówi Dawid Wójcicki. – POLA poprosi o zgodę nawet 5 milionów twoich klientów! A gdy już wypełnimy formularz, pamiętajmy, by… wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych… – podsumowuje z uśmiechem Wójcicki.
Jak działa bot POLA? Posłuchaj:
