Prowadzenie firmy, w której funkcjonuje zmianowy system pracy to wymagające zadanie. Przedsiębiorca nie tylko musi odpowiednio dopasować liczbę pracowników do stworzonych predykcji, ale także uwzględnić w grafiku planowane urlopy, czy stworzyć plan awaryjny na wypadek sytuacji, która zaburzyć może cykl pracy. Kluczem jest zatem optymalizacja. Biorąc pod uwagę tempo zmian i burzliwość otoczenia biznesowego – czy jest w ogóle możliwa?
Workforce Management według Neala Faulknera, konsultanta WFM[3] to 50% technologii i 50% ludzi. Ekspert twierdzi, że nie jest to tylko czysta technologia, a czynnik ludzki pełni tu kluczową funkcję. WFM pozwala wpłynąć na efektywność poprzez zaplanowanie pracy odpowiedniej liczby osób z odpowiednimi kwalifikacjami, w odpowiednim czasie i miejscu.
WFM wspiera zadania związane z planowaniem i harmonogramowaniem pracy dużych zespołów, a także ułatwia zarządzanie operacyjne, rozliczanie czasu oraz wyników. Narzędzie wykorzystuje informacje o umiejętnościach i predyspozycjach pracowników, dzięki czemu firma może w pełni wykorzystać ich potencjał, optymalnie dopasowując harmonogramy do prognozowanego zapotrzebowania. W przypadku choroby lub innej nieplanowanej absencji pracownika pomaga organizować zastępstwa. System sam wyszuka osoby, które ze względu na swoją dostępność i umiejętności mogą zastąpić tę nieobecną.
Koncepcja WFM zastosowanie ma wszędzie tam, gdzie biznes wymaga zmianowej organizacji pracy, a nieobecności są krytycznym czynnikiem wpływającym na procesy przedsiębiorstwa. Dodatkowo sprawdzi się w firmach, w których pracownicy zatrudniani są na różnego rodzaju umowy lub mają typowo projektowy system pracy (lub łączą pracę ze studiami). Należą do nich branże takie jak np.:
Do największych zalet WFM należy ograniczenie kosztów operacyjnych Contact/ Call Center[2].
– Odpowiednio zaprojektowany system WFM pozwala zaoszczędzić około 10% kosztów wynagrodzeń pracowników bezpośrednio realizujących obsługę klienta – mówi Bartosz Warda z firmy Innergo, dostarczającej rozwiązania WorkForce Management. – Oszczędność wynika z optymalizacji harmonogramu pracy: zmian, przerw, czy narzędzi. System zapewnia lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów, co ułatwia zarządzanie– dodaje ekspert z Innergo.
Inną zaletą jest oszczędność znaczącego nakładu czasu i wysiłku, które przeznaczane są na opracowanie planów pracy i zarządzanie harmonogramami. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na inne, ważniejsze z biznesowego punktu widzenia zadania. Dodatkowo, wprowadzenie systemu obniża koszty rejestracji i rozliczania czasu pracy, a także naliczania wynagrodzeń.
– Dzięki wbudowanym regułom, możliwości naliczania wynagrodzeń, przyznawania bonusów, ale także przez zachowanie reguł kontroli czasu pracy, cały proces rozliczania pracy pracownika staje się prostszy, a koszty są pod stałą kontrolą – tłumaczy Bartosz Warda z firmy Innergo.
Każdy pracownik odnosi korzyści z wykorzystania takiego rozwiązania poprzez możliwość definiowania swojej dostępności, określenia preferowanych godzin pracy, pracę w komfortowych warunkach, sprawiedliwy system przydziału benefitów. To wszystko pozwala uzyskać mniejszą rotację personelu i spadek liczby nagłych nieoczekiwanych nieobecności.
Workforce Management jest nie tylko narzędziem, to cała filozofia biznesu. Kluczowe dla jego sukcesu jest wsparcie całej organizacji, zwłaszcza managementu. Poprawnie zaprojektowane zarządzanie zasobami może przynieść wiele korzyści, zarówno w redukcji kosztów, jak i poprawie nastawienia pracowników – a jak wiadomo, zadowolony pracownik oznacza zadowolonego klienta.
