Zaloguj się na konto

Jako zarejestrowany użytkownik masz dostęp do dodatkowych materiałów: nagrań video, recenzji, analiz oraz raportów.

Słownik branżowy

4P

Składniki tzw. marketing mix: product (produkt), price (cena), place (miejsce), promotion (promocja). 4P to zespół elementów (instrumentów) za pomocą których możemy oddziaływać na rynek.

Zbyt dużo papieru w biurze?

Według badania przeprowadzonego przez organizację AIIM (Association for Information and Image Management) aż 42% przedsiębiorstw codziennie zmaga się z problemem nieefektywnego przetwarzania dokumentów w formie papierowej.

Według badania przeprowadzonego przez organizację AIIM (Association for Information and Image Management) aż 42% przedsiębiorstw codziennie zmaga się z problemem nieefektywnego przetwarzania dokumentów w formie papierowej. Przy tym 70% respondentów uskarża się na zbyt długi czas poświęcany na wyszukiwanie konkretnych treści. Częstym przypadkiem jest również zaginięcie istotnej z punktu widzenia firmy dokumentacji – według szacunków może to dotyczyć nawet 7,5% wszystkich dokumentów w przedsiębiorstwach.

Z tym problemem zetknęła się m.in. instytucja, która zajmuje się użyczaniem kredytów studenckich w Stanach Zjednoczonych. W wyniku zniknięcia dokumentów dotyczących dziesiątek tysięcy kredytobiorców, National Collegiate Student Loan Trusts naraziła się w zeszłym roku na straty około 5 miliardów dolarów.

Wzrost wartości rynku ECM w miliardach dolarów, Statista, 2017

Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w ramach systemu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (Enterprise Content Management). ECM to strategie, metody i narzędzia, które pozwalają na inteligentną klasyfikację, archiwizację, przetwarzanie danych oraz dokumentów papierowych do formy cyfrowej. Dzięki temu są one łatwo dostępne dla osób, które potrzebują ich w codziennej pracy biurowej. Szacuje się, że do 2021 roku wartość rynku ECM może osiągnąć ponad 66  miliardów dolarów.

Kiedy warto rozważyć wdrożenie ECM?

Według ekspertów z firmy Konica Minolta istnieje kilka podstawowych symptomów, które świadczą o tym, że warto byłoby rozważyć wdrożenie optymalizacji i automatyzację procesu obiegu dokumentów. Przykładowe z nich to:

  • długi czas realizacji procesu obsługi dokumentu;
  • utrudnione i czasochłonne znajdowanie potrzebnych informacji;
  • błędy w sposobie opisywania dokumentów oraz duża pracochłonność ich wyjaśniania;
  • brak kontroli nad wersjami dokumentów i osobami za nie odpowiedzialnymi;
  • brak skutecznego zapewnienia bezpieczeństwa informacji;
  • przekroczenia terminów w realizacji spraw;
  • brak nadzoru nad przepływem prac.

Co umożliwia ECM?

Korzyści, jakie daje wdrożenie rozwiązania z zakresu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, to przede wszystkim:

Oszczędność miejsca
Wdrożenie ECM polega m.in. na digitalizacji większości procesów zachodzących w firmie, z jednoczesną rezygnacją z niezbędnego do tej pory papieru. Tym samym firma nie potrzebuje koniecznego wcześniej miejsca magazynowego.

Oszczędność czasu na wyszukiwanie treści
Według badania przeprowadzonego przez AIIM aż 56% respondentów chciałoby zautomatyzować i usystematyzować proces klasyfikowania dokumentów w firmach, żeby ułatwić ich późniejsze wyszukiwanie. Elektroniczna archiwizacja wszystkich danych przekłada się na większą wydajność operacyjną, ponieważ każdy pracownik może uzyskać dostęp do przechowywanych informacji, kiedy tylko ich potrzebuje. Ponadto, funkcjonalność wersjonowania plików pozwala uprawnionym użytkownikom na śledzenie wszystkich czynności wykonywanych przy poszczególnych dokumentach, kontrolowanie wersji oraz historii zmian.

Oszczędność pieniędzy na utrzymanie
Firma nie musi wydawać już pieniędzy na inwestycje w rozwijanie i wspieranie dotychczasowej infrastruktury czy konserwację nowych serwerów. Wdrożenie i instalacja oprogramowania odbywa się jednorazowo, a później na bieżąco aktualizowana jest przez specjalistów z branży ECM. Rozwiązanie ECM nie wymaga zakupów nowego sprzętu – wystarczą dotychczasowe urządzenia (komputer, laptop, telefon, tablet itp.) oraz połączenie z internetem.

Wartość dodana – bezpieczeństwo
Dla większości firm najważniejszym aspektem związanym z obiegiem treści w firmie jest bezpieczeństwo danych – szczególnie w perspektywie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 roku.

– Obecnie większość firm prawdopodobnie przestałaby istnieć w ciągu kilku tygodni, gdyby doszło do utraty dokumentacji papierowej z powodu pożaru lub powodzi. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć koszty. Firmy są w stanie ograniczyć wydatki związane z obsługą dokumentów nawet o 40%.  Bardzo istotnym aspektem jest również kwestia bezpieczeństwa. Rozwiązania ECM wyposażone są w kompleksowe ścieżki audytu i proaktywne techniki raportowania, które mogą być wykorzystane przez firmy do śledzenia podejrzanych zachowań, takich jak niestandardowe schematy korzystania, bądź logowanie się po godzinach pracy mówi Marta Kudła, IT Services Portfolio Manager w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Total
0
Shares
Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Artykuły na pokrewne tematy
więcej

Colt wprowadza oparte na chmurze rozwiązanie telefoniczne dla Microsoft Teams

Rozwiązanie Direct Routing od Colt, oferowane jako usługa w chmurze, pomaga przedsiębiorstwom szybko uruchomić połączenia PSTN (Publicznej Przełączanej Sieci Telefonicznej) w usłudze Teams. Znacznie usprawnia to komunikację zespołów, które ze względu na pandemię, zmuszone są odbywać spotkania online.
więcej

Zdalna weryfikacja dokumentów dzięki polskiemu fintechowi

Polski fintech Authologic wprowadził do swojego rozwiązania kolejną metodę zdalnej weryfikacji tożsamości - rozpoznawanie fizycznych dokumentów za pomocą wideo lub zdjęcia selfie. Obecnie metoda weryfikacji wideo wdrażana jest m.in. w Vooom, aplikacji umożliwiającej wynajem samochodów na minuty.
więcej

Systell z 5 gwiazdkami Titanium Partner 3CX

Firma Systell, dostawca rozwiązań telekomunikacyjnych uzyskał po raz kolejny tytuł Titanium Partner 3CX. Tym samym od 2 lat firma ta pozostaje jedynym w Polsce partnerem 3CX o tak wysokim statusie współpracy.