Efektywna informacja zwrotna w 5 krokach

Aż 65 proc. pracowników podkreśla, że chciałoby częściej otrzymywać feedback od swoich przełożonych – podaje portal Feedback Academy. Informacja zwrotna musi być jednak nie tylko regularna, ale przede wszystkim efektywna. W osiągnięciu tego celu pomoże każdemu menadżerowi 5 wskazówek eksperta – Jarosława Pudełka, specjalisty zarządzania doświadczeniem pracownika z firmy CzteryP.

Aż 65 proc. pracowników podkreśla, że chciałoby częściej otrzymywać feedback od swoich przełożonych – podaje portal Feedback Academy. Informacja zwrotna musi być jednak nie tylko regularna, ale przede wszystkim efektywna. W osiągnięciu tego celu pomoże każdemu menadżerowi 5 wskazówek eksperta – Jarosława Pudełka, specjalisty zarządzania doświadczeniem pracownika z firmy CzteryP.

Niektóre elementy projektu wyszły dobrze, inne źle. Można by powiedzieć, że był trochę niedopracowany. Wina za to spoczywa niewątpliwie na tobie, jako kierowniku zespołu” – jeśli tak wygląda feedback, którego udzielasz swoim pracownikom, to znak, że musisz całkowicie zmienić sposób rozmawiania z podwładnymi.

1. Przygotuj się do rozmowy

Członkowie zespołu spóźniali się z wykonaniem zadań, co powodowało liczne konflikty, jednak projekt zakończył się sukcesem. Jak powinien wyglądać feedback w takim przypadku? Nie wystarczy, jeśli pochwalisz zespół za efekt – równie ważne jest zwrócenie uwagi na niedociągnięcia. Takie podejście wymaga odpowiedniego przygotowania się do rozmowy i analizy aktywności zespołu. Przed rozmową spisz wszystkie konkretne zachowania – zarówno pozytywne, jak i negatywne – które chcesz omówić. Przemyśl także, jaki cel chcesz osiągnąć. Warto uświadomić sobie, że wpędzenie pracownika w poczucie winy nie jest efektywnym rozwiązaniem. Należy zadbać, by poczuł się doceniony, ale też zdał sobie sprawę z niedociągnięć, których powinien unikać w przyszłości.

2. Mów w pierwszej  osobie

Istotny jest także sposób, w jaki zwracasz się do pracownika. Jeśli używasz form bezosobowych (takich jak „można by”, „powinno się”), odbiorca feedbacku nie doceni w pełni wagi Twojego przekazu. Dużo skuteczniejsze są wypowiedzi, w których podkreśla się, jak JA odczułem sytuację i jak TY możesz ją poprawić. Odwołuj się do swoich obserwacji i emocji. „Wiążę ze współpracą z Tobą bardzo duże nadzieje, a mam wrażenie, że niestety nie wykorzystujesz w pełni swoich możliwości i tracisz szanse” – taki zwrot z ust przełożonego może stanowić dla pracownika silny bodziec do działania, radzi ekspert CzteryP.

3. Zadawaj pytania

Podczas projektu obserwowałeś uważnie postęp prac, a po jego zakończeniu przygotowałeś listę punktów, które chcesz poruszyć w informacji zwrotnej. Jesteś świetnie przygotowany, możesz przez pół godziny mówić o mocnych i słabych stronach przedsięwzięcia. Nie pozwól jednak, by spotkanie z pracownikami zamieniło się w monolog. Stawiaj im pytania, które pozwolą wspólnie zrozumieć istotę problemu. Co poszło nie tak? Jakie działania podjąłeś, by pokonać te trudności? Z czego jesteś szczególnie dumny? Jeśli stawiasz pytania, które wymagają dłuższej odpowiedzi niż krótkie „tak” lub „nie”, możesz lepiej zrozumieć kontekst zdarzeń i uniknąć błędnej oceny.

4. Zrezygnuj z postawy atakującej

Choć mówienie o emocjach jest ważne, nie możesz pozwolić, by to one zdominowały Twoją wypowiedź. Pamiętaj o celach, jakie postawiłeś sobie przed udzielaniem informacji oraz korzyściach, jakie chcesz uzyskać dla siebie oraz osoby, której udzielasz informacji zwrotnej. Jeśli przyjmiesz postawę atakującą, musisz liczyć się z tym, że pracownicy skupią się bardziej na emocjach niż na merytorycznym przekazie Twojej wypowiedzi.  – Taka rekcja może znacząco pogorszyć atmosferę w firmie i wywrzeć negatywny wpływ na to, jak postrzegają Cię pracownicy. Ostrożne ważenie słów jest szczególnie istotne, kiedy udzielasz feedbacku kilku osobom jednocześnie – podkreśla Jarosław Pudełek.

5. Podziękuj za rozmowę

Kiedy omówiłeś już wszystkie zaplanowane kwestie i wysłuchałeś tego, co miał do powiedzenia pracownik, nie zapomnij podziękować rozmówcy za poświęcony czas i zaangażowanie. Takie słowa mogą z pozoru wydawać się mało istotne, pełnią jednak ważną rolę w budowaniu relacji. Pracownik musi mieć świadomość, że Twoim celem nie jest robienie mu wyrzutów. Rozmowa ma umożliwić rzeczowe omówienie projektu czy podsumowanie dotychczasowej pracy – przy wzajemnym zachowaniu szacunku i w przyjaznej atmosferze Dzięki Twoim działaniom pracownik wyjdzie od Ciebie pełny energii i chęci do dalszych działań.

Total
0
Shares
Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Artykuły na pokrewne tematy
więcej

Wyminąć “śnieżną kulę”, czyli rażąca siła postów

Facebook staje się równoprawnym kanałem kontaktu coraz częściej uwzględnianym w strategii obsługi klienta. Dotyczy to głównie w branży e-commerce, gdzie decyzje zakupowe często zależą od opinii klientów, a Ci chętniej oceniają nie produkt, lecz obsługę i robią to najczęściej w mediach społecznościowych.
więcej

Idzie sezon zakupów. Jak sklepy internetowe poradzą sobie ze zwrotami?

Rekordowo wysoka sprzedaż, jaką notują w czasie pandemii polskie sklepy internetowe, oznacza dla sprzedawców nie tylko wyższe obroty, ale też więcej pracy przy obsłudze zwrotów. Ostatni raport merce.com pokazuje, że duże sklepy, które częściej stawiają na automatyzację procesu i zlecają zwroty na zewnątrz, mogą wyjść z tej próby zwycięsko.
więcej

Praca zdalna w praktyce. Porady ekspertów HR

Praca zdalna zostanie z nami na dłużej, a w najbliższych latach powstawać będą nowe modele pracy. Jak pokazują badania Pracuj.pl, 9 na 10 respondentów chce korzystać z tej formy zatrudnienia także w przyszłości. Czy jednak naprawdę wiemy, jak efektywnie wykonywać obowiązki z domu?