Wykonywanie pracy z dala od firmowego biurka, to nie tylko wygoda dla zleceniobiorcy, ale również dla pracodawcy któremu odpadają chociażby koszty związane z adaptacją nowego miejsca pracy. Dlaczego wielu z nich nadal jednak woli mieć pracownika “u siebie”?
Wykonywanie pracy z dala od firmowego biura nie należy jeszcze w naszym kraju do utrzymującego się na wysokim poziomie trendu. Co jakiś czas pojawiają się materiały prasowe pogłębiające temat zlecania pracy freelancerowi, czy profesjonalnej firmie specjalizującej się w outsourcingu usług np. biurowych. Firmom łatwiej jest nawiązać „zdalną” współpracę, aniżeli ma to miejsce, gdy pracownik będący np. grafikiem komputerowym mógłby nie przesiadywać często ośmiu, bezproduktywnych godzin w biurze, tylko wydajnie realizować swoje zadania np. z domu. Postawa ta jednak budzi się często z odmową zatrudniającego. Jest to związane głównie z obawą, że określone zlecenie nie zostanie odpowiednio zrealizowane pod względem jakościowym, czasowym, i że problemem będzie zdalna komunikacja oraz mniejsza kontrola czynności wykonywanych na rzecz zlecenia. – Wielokrotnie otrzymujemy zapytania od przedsiębiorców, czy aplikacja CRM[2] nada się do zdalnej współpracy. Główna obawa wiąże się z utrzymaniem kontroli nad realizowanym zleceniem. Każda firma chce wykonać swoją pracę jak najlepiej. Powszechne aplikacje CRM umożliwiają pracodawcy monitoring bieżących działań podejmowanych wobec zlecenia. Funkcje takie pozwalają śledzić proces jego realizacji i podejmować w maksymalnie krótkim czasie odpowiednie czynności pozwalające zamknąć zlecenie zgodnie z wymaganiami klienta. – mówi Krzysztof Kowalik z firmy AGENO, tworzącej aplikację miniCRM.
2 w 1
Problem ze zdalną realizacją zleceń leży również po stronie osób wykonujących daną pracę w trybie zdalnym. Nie każdy bowiem potrafi się do tego odpowiednio przygotować. – Praca z domu może być efektywna. Należy jednak odpowiednio przygotować swoje miejsce pracy. Ważne jest, by biurko, komputer i potrzebne rzeczy były w możliwy sposób oddzielone od przestrzeni domowej. Bardzo pomagają osobne pomieszczenia przystosowane tylko do pracy lub odpowiednio podzielone.
Praca z domu to pasmo wyzwań szczególnie natury produktywnej. W przestrzeni mieszkalnej pełno jest różnego rodzaju „rozpraszaczy”. Należy więc szczególnie zadbać o plan podejmowanych działań i jego konsekwentne realizowanie. Pomocne mogą się okazać np. proste aplikacje CRM. Zleceniodawca ma pod pełną kontrolą historię działań podejmowanych wobec zlecenia, a osoba realizująca dba, by wszystkie jego kryteria zostały wykonane. – mówi Maksymilian Śleziak z firmy AGENO z Bielska-Białej.
Czy aplikacje CRM mogą faktycznie pomóc w zdalnym wykonywaniu pracy? Model chmury potocznie zwany „SaaS[1]” powoduje, że dane zapisywane są na zewnętrznych serwerach. Aplikacje z niego korzystające posiadają możliwość dzielenia pracy między pracownikami, kontrolowanie jej przebiegu, wzajemną wymianę plików, czy porozumiewania się za pomocą funkcji komentarza oraz szybkich notatek. Właściciel firmy może w każdej chwili zalogować się do CRMu i sprawdzić przebieg prac nad danym zleceniem wraz z aktywnością poszczególnych użytkowników. Wykorzystywanie w codziennej, zdalnej pracy aplikacji CRM można porównać do normalnego biura, w którym ludzie ze sobą rozmawiają, wymieniają się plikami i wspólnie realizują dane zlecenie. Dla pracodawcy taki model współpracy może okazać się pomocny przy optymalizacji kosztów związanych z prowadzeniem własnej działalności – zanika potrzeba zakupu biurka, komputera, krzesła i materiałów do realizacji zleceń, a pracodawca ma pełny dostęp o każdej porze dnia i nocy, z każdego miejsca na ziemi, do danych firmowych i informacji na temat zleceń.
Ważna jest decyzja
Praca zdalna może być zarówno wydajna i wygodna dla zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Należy wpierw jednak sprawdzić, czy taki model współpracy sprawdzi się faktycznie w firmie. Właściciele boją się podejmować takiej decyzji, ponieważ chcą ją wdrożyć od samego początku „na stałe”. Przed jej podjęciem warto więc pilotażowo zdalnie zrealizować mniejszy projekt z wykorzystaniem aplikacji CRM. Dzięki temu podjęcie ostatecznej decyzji będzie łatwiejsze, a przedsiębiorca przekona się, czy taki model współpracy przynosi zamierzone efekty, nie naruszając płynności funkcjonowania jego firmy.